Øvrig prosjektdokumentasjon
Øvrig prosjektdokumentasjon er dokumentasjon som brukes til å operativt lede, følge opp og lære av prosjektet.
Dette kan være logger, registre, rapporter, beslutningsgrunnlag, strategier, notater og andre arbeidsprodukter som gjør prosjektet styrbart og etterprøvbart. I PRINCE2 og tidligere versjoner av Prosjektveiviseren omtales mye av dette som ledelsesprodukter.
Eksempler på øvrig prosjektdokumentasjon
Øvrig prosjektdokumentasjon kan blant annet være:
- Erfaringslogg
- Daglig logg
- Statusrapport
- Saksrapport
- Beslutningslogg
- Risiko- og usikkerhetsvurderinger
- Kommunikasjonsstrategi
- Kvalitetsstrategi
- Kontraktstrategi
- Bærekraftstrategi
- Data- og digitaliseringsstrategi
- Strategi for endringsledelse
- Dokumentasjon fra møter, avklaringer og beslutninger
Ikke alle prosjekter trenger alle disse dokumentene. Omfanget må tilpasses prosjektets behov.
Hva som bør dokumenteres
Prosjektet bør dokumentere informasjon som er nødvendig for å:
- Ta gode beslutninger
- Følge opp fremdrift, risiko, kostnader, kvalitet og nytte
- Forstå hvorfor viktige valg er gjort
- Sikre sporbarhet
- Håndtere endringer og avvik
- Overføre kunnskap til linjeorganisasjonen
- Lære av erfaringer i senere prosjekter
Format og fleksibilitet
Dokumentasjonen trenger ikke alltid være tradisjonelle tekstdokumenter. Den kan være lysbilder, regneark, tavler, logger, data i et fagsystem, saksfremlegg eller informasjon i prosjektverktøy.
Det viktigste er at dokumentasjonen er tydelig, tilgjengelig, oppdatert, sporbar, forsvarlig arkivert og forståelig for de som skal bruke den – samt for de som senere kan ha interesse for dette mot læring, revisjoner eller innsyn.
Prosjektet bør unngå dokumentasjon som bare produseres for å fylle ut en mal. Dokumentasjonen skal ha en funksjon: Den skal støtte styring, beslutninger, læring, overlevering eller etterlevelse.