Øvrig prosjektdokumentasjon
Øvrig prosjektdokumentasjon er dokumentasjon som brukes til å operativt lede, følge opp og lære av prosjektet.
Dette kan være logger, registre, rapporter, beslutningsgrunnlag, strategier, notater og andre arbeidsprodukter som gjør prosjektet styrbart og etterprøvbart. I PRINCE2 og tidligere versjoner av Prosjektveiviseren omtales mye av dette som ledelsesprodukter.
Eksempler på øvrig prosjektdokumentasjon
Øvrig prosjektdokumentasjon kan blant annet være:
- Erfaringslogg
- Daglig logg
- Statusrapport
- Saksrapport
- Beslutningslogg
- Risiko- og usikkerhetsvurderinger
- Kommunikasjonsstrategi
- Kvalitetsstrategi
- Kontraktstrategi
- Bærekraftstrategi
- Data- og digitaliseringsstrategi
- Strategi for endringsledelse
- Dokumentasjon fra møter, avklaringer og beslutninger
Ikke alle prosjekter trenger alle disse dokumentene. Omfanget må tilpasses prosjektets behov.
Hva som bør dokumenteres
Prosjektet bør dokumentere informasjon som er nødvendig for å:
- Ta gode beslutninger
- Følge opp fremdrift, risiko, kostnader, kvalitet og nytte
- Forstå hvorfor viktige valg er gjort
- Sikre sporbarhet
- Håndtere endringer og avvik
- Overføre kunnskap til linjeorganisasjonen
- Lære av erfaringer i senere prosjekter
Format og fleksibilitet
Dokumentasjonen trenger ikke alltid være tradisjonelle tekstdokumenter. Den kan være lysbilder, regneark, tavler, logger, data i et fagsystem, saksfremlegg eller informasjon i prosjektverktøy.
Det viktigste er at dokumentasjonen er tydelig, tilgjengelig, oppdatert, sporbar, forsvarlig arkivert og forståelig for de som skal bruke den, samt for de som senere kan ha interesse for dette mot læring, revisjoner eller innsyn.
Prosjektet bør unngå dokumentasjon som bare produseres for å fylle ut en mal. Dokumentasjonen skal ha en funksjon: Den skal støtte styring, beslutninger, læring, overlevering eller etterlevelse.