Planleggingsfasen sikrer at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før virksomhetsledelsen forplikter seg til en betydelig investering.
Fasen innledes ved at virksomhetsledelsen har godkjent prosjektforslaget som ble utarbeidet i konseptfasen.
I forbindelse med overgangen fra konseptfase til planleggingsfase er det ofte stor utskifting i bemanning, og sentrale deltakere i konseptfasen er ikke nødvendigvis med videre i planleggingsfasen. Ved oppstarten av planleggingsfasen blir det derfor svært viktig at prosjektet legger vekt på å dra med seg alle resultater og erfaringer fra det arbeidet som er gjort i konseptfasen. Et godt tips kan være å invitere sentrale deltakere fra konseptfasen til å være med i prosjektets gjennomgang av faseplanen for planleggingsfasen.
Hvorfor en planleggingsfase?
Planleggingsfasen skal legge grunnlaget for en god styring av den videre prosjektgjennomføringen. Dette dreier seg om å
Etablere prosjektets organisering, herunder viktige roller og ansvar knyttet til prosjektets styring
Bestemme hva som skal være prosjektets produkter, det vil si hvilke behov og funksjoner prosjektets løsninger skal oppfylle, samt eventuelle føringer eller rammer for utarbeidelse av disse løsningene
Utarbeide en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, knyttet opp mot et antall gjennomføringsfaser og hva som skal leveres i hver fase
Utarbeide en gevinstrealiseringsplan, det vil si hva som må til for at prosjektets produkter skal bli tatt i bruk på en slik måte at de forventede gevinstene skal bli realisert
Planleggingen som gjøres her bør være på et overordnet nivå. Vær på vakt mot å bestemme valget av konkrete løsninger allerede her i planleggingsfasen. Det vil begrense prosjektets videre handlingsrom for å finne de beste løsningene underveis i gjennomføringsfasene. Kravspesifikasjoner som lages i denne fasen bør derfor være rettet mot behov (eventuelt ønsket funksjonalitet) og ikke mot løsningenes detaljerte innhold og virkemåte. Planleggingsfasen er IKKE en teknisk designfase.
Forbered beslutningspunkt 3
Resultatet fra planleggingsfasen er en samling dokumenter som benyttes av prosjektstyret for å godkjenne videre gjennomføring av prosjektet. Dette omfatter prosjektets styringsdokument (som er en videreforedling av siste del av prosjektforslaget), faseplan for første gjennomføringsfase, og en gevinstrealiseringsplan. I styringsdokumentet inngår prosjektets produkter, mål, prosjektplan, og gjennomføringsstrategi.
Denne styringsdokumentasjonenbrukes til å fatte beslutning om gjennomføring av prosjektet samt som styringsredskap i etterfølgende faser.
Fasen avsluttes ved at dokumentasjonen godkjennes av prosjekteier ved BP3.
