Styringsdokumentasjon

Styringsdokumentasjonen beskriver prosjektets formål, rammer, planer, styringsparametere, risiko og forventede nyttevirkninger / gevinster. Den skal gi prosjekteier og prosjektstyret et godt grunnlag for å beslutte om prosjektet skal gå videre, endres, utsettes eller avsluttes.

Styringsdokumentasjon legges frem ved prosjektets beslutningspunkter. Den må derfor være tydelig, oppdatert og tilpasset beslutningen som skal tas.

Dokumenter i styringsdokumentasjonen

Styringsdokumentasjonen bør tilpasses prosjektets behov, men vil normalt omfatte følgende maler:

• Mandat for konseptfasen
• Prosjektbegrunnelse
• Prosjektforslag
• Interessentanalyse
• Styringsdokument og / eller en sides forenklet styringsdokument / prosjektkanvas (tilpasset smidige prosjekter)
• Plan for nyttestyring eller forenklet plan for nyttestyring + mal for beregning av nyttevirkninger
• Sluttrapport
• Konseptevalueringsrapport
• Faseplaner

I mindre prosjekter kan flere av dokumentene samles eller forenkles, så lenge prosjektet fortsatt har et tydelig beslutningsgrunnlag og nødvendig styringsinformasjon.

Når skal dokumentene og malene brukes?

Dokumentene som Prosjektveiviseren gir maler for, opprettes og oppdateres gjennom prosjektets faser:

• I idéfasen utarbeides mandat for konseptfasen.
• I konseptfasen utarbeides prosjektbegrunnelse, prosjektforslag og en første interessentanalyse.
• I planleggingsfasen utarbeides styringsdokument og / eller forenklet styringsdokument (prosjektkanvas) – som erstatter prosjektforslaget, samt plan for nyttestyring eller forenklet plan for nyttestyring med nyttevirkningsberegninger. Prosjektbegrunnelsen og interessentanalysen videreutvikles.
• I gjennomføringsfasen benyttes alle dokumenterer fra planleggingsfasen til styring, og oppdateres ved behov.
• I avslutningsfasen utarbeides sluttrapport. Plan for nyttestyring eller forenklet plan for nyttestyring og nyttevirkningsberegninger, samt interessentanalysen oppdateres før ansvaret overføres til linjeorganisasjonen.
• I realiseringsfasen kan det utarbeides konseptevalueringsrapport.

Under vises en illustrasjon av når de ulike dokumentene og malene benyttes:

Tilpasning og forenkling

Styringsdokumentasjonen skal være tilstrekkelig, men ikke mer omfattende enn nødvendig. Omfanget må tilpasses prosjektets kontekst, størrelse, kompleksitet og risiko.

For små og oversiktlige prosjekter kan det være nok med kortere dokumenter, prosjektkanvas / en-sides forenklet styringsdokument eller sammenslåtte dokumenter. For større, mer komplekse eller mer risikofylte prosjekter må dokumentasjonen være mer utfyllende.

Tilpasning betyr ikke at hvert prosjekt fritt kan velge bort dokumentasjon uten en vurdering. Virksomheten bør ha felles kriterier for hva som er minimumsdokumentasjon, og for når dokumentasjonen må utvides. Dette gjør det enklere å tilpasse prosjektet uten å skape usikkerhet om hva som faktisk kreves.

Når dere vurderer om noe kan forenkles eller utelates, bør dere spørre:

"Hva er risikoen ved å fjerne dette i vårt prosjekt?"

Hvis svaret er at dere kan miste kontroll, styringsinformasjon, beslutningsgrunnlag eller sporbarhet, bør innholdet beholdes. Hvis innholdet kan dokumenteres enklere uten at styringen svekkes, kan dokumentet forenkles, slås sammen med et annet dokument eller dokumenteres i et annet egnet format.

Kategorisering av prosjekter

Kategoriseringen under kan brukes som støtte når virksomheten vurderer dokumentasjonsnivå.

Små og oversiktlige prosjekter

Typiske kjennetegn: Avgrenset omfang. Få interessenter. Lav risiko. Få avhengigheter. Begrenset påvirkning på arbeidsprosesser, brukere, personvern, informasjonssikkerhet og arkitektur.

Dokumentasjon og styring: Bruk forenklet malpakke. Korte beskrivelser kan være nok. Dokumentasjonen kan samles i prosjektkanvas / forenklet styringsdokument.

Mellomstore prosjekter

Typiske kjennetegn: Flere interessenter. Noen avhengigheter. Tydelige endringer i arbeidsprosesser eller tjenester. Moderat risiko eller usikkerhet. Behov for mer strukturert oppfølging.

Dokumentasjon og styring: Bruk styringsdokumentene i malpakken, men vurder hvilke av disse som kan forenkles eller eventuelt slås sammen. Risiko, nytte, interessenter og overlevering bør dokumenteres tydelig.

Store eller komplekse prosjekter

Typiske kjennetegn: Mange interessenter. Flere leveranser, arbeidspakker og / eller prosjektteam. Høy risiko. Betydelige kostnader. Flere avhengigheter. Viktige krav til personvern, informasjonssikkerhet, arkitektur, regelverk, anskaffelser eller endringsledelse.

Dokumentasjon og styring: Bruk alle styringsdokumentene uten forenklinger eller sammenslåinger, og vurder om flere komponenter bør legges til malene ut fra behov. Dokumentene bør fremstå tydelige og sporbare (versjonslogger). Prosjektet bør ha strukturert oppfølging av risiko, kvalitet, nytte, omfang, fremdrift, kostnader, bærekraft, interessenter, endringer og beslutninger.

Programmer eller større satsinger

Typiske kjennetegn: Flere prosjekter, produkter eller tiltak som må styres samlet for å oppnå ønsket nytte. Mange avhengigheter. Behov for prioritering og koordinering på tvers.

Dokumentasjon og styring: Vurder program- eller porteføljestyring, i tillegg til Prosjektveiviseren for enkeltprosjektene. Dokumentasjonen bør vise samlet mål, avhengigheter, prioriteringer, ansvar og oppfølging av nytte på tvers av prosjektene.

Beskrivelse av dokumentene i styringsdokumentasjonen

Mandat for konseptfasen

Mandat for konseptfasen gir grunnlag for å starte konseptfasen. Mandatet utarbeides av virksomheten som eier behovet eller initiativet, og beskriver føringer, rammer og oppdrag for utredningsarbeidet.

Prosjektbegrunnelse

Prosjektbegrunnelsen beskriver hvorfor prosjektet bør gjennomføres. Den viser sammenhengen mellom behovet, målene, anbefalt konsept, forventet nytte, kostnader og usikkerhet.

Prosjektbegrunnelsen brukes som grunnlag for å vurdere om prosjektet fortsatt er relevant og verdt å gjennomføre. Den videreutvikles gjennom prosjektet når ny informasjon kommer til.

Prosjektforslag

Prosjektforslaget gir grunnlag for å vurdere om et mulig prosjekt bør planlegges videre. Det beskriver anbefalt konsept, forventet nytte, overordnede rammer, usikkerhet og behov for videre arbeid.

Prosjektforslaget brukes som beslutningsgrunnlag ved overgangen fra konseptfasen til planleggingsfasen. Dersom prosjektet går videre, erstattes prosjektforslaget normalt av styringsdokumentet eller et forenklet styringsdokument.

Interessentanalyse

Interessentanalyse beskriver hvem som berøres av prosjektet, hvem som har innflytelse, hvilke behov og forventninger de har, og hvordan prosjektet bør involvere og følge dem opp.

Analysen gir viktig styringsinformasjon og bør brukes som grunnlag for kommunikasjon, brukerinvolvering, endringsledelse, risikoarbeid og beslutninger gjennom prosjektet.

Styringsdokumentet

Det er viktig å skille mellom styringsdokumentasjon og styringsdokumentet. Styringsdokumentasjon er en samlet betegnelse for dokumentene som brukes til å styre prosjektet og ta beslutninger gjennom hele prosjektets livsløp.

Styringsdokumentet er ett av disse dokumentene. Det beskriver prosjektet samlet og gir rammen for gjennomføringen. Styringsdokumentet kan inneholde eller vise til flere andre deler av styringsdokumentasjonen, for eksempel produktbeskrivelser, strategier, plan for nyttestyring, faseplaner og vurderinger av risiko, kvalitet, bærekraft, fremdrift, kostnader, omfang og kommunikasjon.

Plan for nyttestyring og nyttevirkningsberegninger

Plan for nyttestyring (tidligere gevinstrealiseringsplan) gir oversikt over forventede og ønskede nyttevirkninger og gevinster. Den beskriver hvordan nyttevirkningene skal realiseres, hvem som har ansvar, hvilke tiltak som må gjennomføres og hvordan nyttestyringen skal følges opp. Planen bør utarbeides sammen med linjeorganisasjonen som skal ta resultatene i bruk.

Sluttrapport

Sluttrapporten bekrefter overlevering av produkter, vurderer prosjektets sluttresultat og sammenligner gjennomføringen med styringsdokumentasjonen.

Konseptevalueringsrapport

Konseptevalueringsrapporten vurderer om valgt konsept har gitt forventede resultater og gevinster. Rapporten sammenligner realiserte gevinster med mål og planer fra konseptfasen og bør også beskrive erfaringer som kan være nyttige for andre prosjekter.