Styringsdokumentasjonen skal gi en oversikt over alle sentrale forhold i et prosjekt, på en måte som virker retningsgivende og avklarende for alle interne aktører, oppdragsgiver og relevante eksterne interessenter.
Den obligatoriske styringsdokumentasjonen består av et sett av dokumenter. Det finnes dokumentmaler med eksempler for noen av disse.
Figuren nedenfor viser i hvilken fase de ulike dokumentene skal opprettes (grå bunnfarge), og i hvilke faser de bare skal oppdateres ved behov (hvit bunnfarge). I planleggingsfasen er prosjektbegrunnelsen markert med litt lysere gråfarge fordi den alltid bør oppdateres her.
Forklaring for figuren:
Mandat for konseptfasen gir grunnlag for å starte en konseptfase.
I løpet av konseptfasen utarbeides prosjektbegrunnelse (foreløpig versjon) og prosjektforslag. Disse henger nøye sammen.
I løpet av planleggingsfasen erstattes prosjektforslaget med styringsdokument og gevinstrealiseringsplan. Prosjektbegrunnelsen videreutvikles samtidig i tråd med disse. Sammen danner de en helhetlig styringsramme for prosjektet.
Mot slutten av hver fase utarbeides en faseplan for neste fase, som beskriver i mere detalj hvordan denne skal gjennomføres.
I løpet av avslutningsfasen utarbeides en sluttrapport.
Mot slutten av realiseringsfasen utarbeides en konseptevalueringsrapport.
