Konseptfasen sikrer at et eventuelt prosjekt vil være riktig bruk av virksomhetens ressurser for å tilfredsstille et definert behov. Dette gjøres ved å utrede alternative konsepter og velge det beste.
Konseptfasen starter når virksomhetsledelsen ved beslutningspunkt 1 har bestemt at de skal gjøre noe med et behov eller problem de har identifisert. De har derfor iverksatt en konseptfase for å utrede ulike tilnærminger for et mulig prosjekt, vurdere hvilke gevinster dette vil kunne bidra til, og hva et slikt prosjekt vil innebære. Herunder hvilket behov for endringer i organisasjon og virksomhetsprosesser prosjektet må ivareta for at de forventede gevinstene skal kunne realiseres.
Det behovet konseptfasen tar utgangspunkt i kan være knyttet til virksomhetens interne effektivisering, forbedring av virksomhetens tjenester til samfunnet, eller et samfunnsbehov hvor ofte flere virksomheter og etater er involvert.
Hvorfor skal vi ha en konseptfase?
Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Bare slik kan de være sikker på at de prioriterer riktig innenfor sin prosjektportefølje. Formålet er like mye å forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter som å godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige og lønnsomme prosjekter.
Hva er et konsept?
Et konsept er en mulig måte å gå frem på for å løse et problem eller skape en endring. Det finnes alltid flere måter å nå et mål på, og disse alternativene betegnes i Prosjektveiviseren som konsepter. Minst tre alternative konsepter bør utredes. Nullalternativet (se "Hva er problemet og hva vil vi oppnå?") skal alltid beskrives, det vil si dagens situasjon og forventet utvikling i fravær av nye tiltak.
Hvert alternative konsept skal være en prinsipielt forskjellig måte å skape den ønskede endringen på. Her blir det derfor svært viktig å tenke bredt og finne ulike grep og virkemidler - ikke bare innenfor bruk av teknologi, men også innen forbedring av arbeidsprosesser, regelverk, kompetanseutvikling, etc.
De tekniske løsningene for å realisere konseptet skal ikke beskrives i denne fasen. Vær på vakt mot konsepter som forutsetter eller impliserer en spesifikk type teknisk løsning.
Konseptfasens aktiviteter
Gjennomføringen av fasen er illustrert i figuren nedenfor. De seks utredningsaktivitetene tilsvarer de seks sentrale spørsmålene som er minimumskravene i utredningsinstruksen. Utredningsinstruksen gjelder for både små og store statlige tiltak, og omfatter med visse unntak alle tiltak som har virkninger utover egen virksomhet. Jo større tiltakets virkninger er, desto grundigere skal de seks spørsmålene besvares. DFØs veileder til utredningsinstruksen gir en kortfattet veiledning om de seks spørsmålene (se kap. 2.1), mens DFØs veileder i samfunnsøkonomisk analyse går mer i dybden på disse.
Noen aktiviteter er til hjelp i flere deler av konseptarbeidet, og aktivitetene i figuren ovenfor henviser derfor til en eller flere av disse underliggende støtteaktivitetene:
Det beste konseptet er det som gir størst samlede gevinster (nytte) i forhold til prosjektets samlede kostnader for samfunnet. En sentral del av konseptfasen er å danne seg et realistisk bilde av gevinstene som prosjektet skal bidra til. Erfaringsmessig er det en utfordring i de fleste virksomheter å lykkes med å realisere disse gevinstene. Les mer om dette under temaet gevinster. Vi anbefaler DFØs veileder i gevinstrealisering, for å lære mer om hvordan dere identifiserer, planlegger, følger opp, henter ut og dokumenterer gevinster.
Hvordan finne det beste konseptet?
Mandatet for konseptfasen gir deg en overordnet beskrivelse av behovene – eller det man tror er behovet. Men er det så sikkert at dette er det reelle behovet? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Eventuelt må dere justere eller komplettere behovsbildet.
Ofte foreligger det også en ganske konkret idé til løsning som kan virke som en opplagt måte å løse problemet på, men er det sikkert at dette er den beste veien å gå for å oppfylle behovet? Eller finnes det andre alternative veier som vil føre raskere og billigere til målet? Dette kan innebære helt ulike konsepter – det vil si måter å nå målet på.
Konseptfasen dreier seg i stor grad om å finne gode prosjekter som vil skape fornying, forbedring og forenkling, og bør derfor i stor grad preges av innovasjon og innovativ tenkning og prinsipper. Dette innebærer også å vurdere om det er aktuelt å bruke markedet til å løse deler av virksomhetens behov. I så fall må du ta hensyn til anskaffelsesrelaterte problemstillinger allerede i konseptfasen.
Hvor omfattende og grundig trenger analysen å være?
Bekrivelsen av konseptene skal begrenses til å gi et godt nok gjennomtenkt beslutningsunderlag for virksomhetsledelsen. Vær på vakt mot å gå unødig dypt inn i detaljene i hvert konsept.
De seks utredningsaktivitetene (som tilsvarer utredningsinstruksens seks spørsmål) utgjør minimumskravene til enhver konseptutredning. Disse må dere alltid besvare, men kan besvares svært enkelt eller mer omfattende og grundig, avhengig av konseptets omfang. Et viktig prinsipp er at mindre omfattende konsepter kan utredes enklere og mer kortfattet enn mer omfattende konsepter. Når konseptet blir mer omfattende, må også de seks spørsmålene besvares mer utfyllende. Les mer om dette under aktiviteten «Hva er de positive og negative virkningene?»
En god regel er å begrense omfanget slik at konseptene ikke blir for omfattende og komplekse, men får en håndterbar størrelse. Dersom det ikke er mulig å dele opp prosjektet på en hensiktsmessig måte, og kostnadsrammen dermed overstiger 1 milliard, krever Finansdepartementet en omfattende ekstern kvalitetssikring. I 2019 ble terskelen besluttet senket til 300 millioner for digitaliseringsprosjekter. KS1 i denne kvalitetssikrings-ordningen er en overordnet kvalitetssikring av konseptvalget.
