Om dokumentasjon
Dokumentasjon skal gi prosjektet et felles grunnlag for styring, beslutninger, læring og overlevering. God dokumentasjon gjør det tydelig hva prosjektet skal oppnå, hva som er besluttet, hva som skal leveres, hvem som har ansvar, og hvordan prosjektet skal følges opp.
Prosjektveiviseren skiller mellom tre hovedtyper dokumentasjon:
- Styringsdokumentasjon
- Produktdokumentasjon
- Øvrig prosjektdokumentasjon
Prosjektveiviseren inneholder maler for styringsdokumentasjon.
Dokumentasjonen må tilpasses prosjektets størrelse, risiko og kompleksitet. Små prosjekter trenger enklere dokumentasjon enn store og risikofylte prosjekter. Det viktigste er at nødvendig informasjon er dokumentert, oppdatert og tilgjengelig for dem som skal bruke den.
Virksomheten bør ha en enkel prosess for å avklare hvilket dokumentasjonsnivå som er nødvendig i det enkelte prosjekt. Prosessen bør beskrive hvem som vurderer dokumentasjonsbehovet, når vurderingen skal gjøres, og hvilke kriterier som skal brukes. Vurderingen bør normalt gjøres tidlig, og senest før planleggingsfasen starter.
Dokumentasjonsnivået bør besluttes av prosjekteier, eventuelt med støtte fra prosjektkontor, porteføljefunksjon eller tilsvarende fagmiljø. Beslutningen bør dokumenteres kort. Det bør gå frem hvilke dokumenter prosjektet skal bruke, hvilke som kan forenkles eller slås sammen, og hvorfor dette er forsvarlig.
Klart språk
All prosjektdokumentasjon bør skrives i klart språk. Det skal være lett å forstå hva som er besluttet, hva som er usikkert, hva som skal gjøres videre, og hvem som har ansvar.
Uklart språk gjør dokumentasjonen mindre nyttig. Godt språk gjør dokumentasjonen lettere å bruke og bidrar til bedre styring, beslutninger og oppfølging. Beskriv derfor vurderinger og anbefalinger tydelig og konkret.