Interessenter, risiko og usikkerhet
Interessenter, risiko og usikkerhet henger tett sammen i prosjektarbeid. Prosjektet må forstå hvem som blir eller kan bli berørt, hva som kan påvirke gjennomføringen, og hvilke usikkerheter som må håndteres.
Interessenter kan påvirke prosjektet, bli påvirket av prosjektet og bidra med viktig kunnskap om behov, avhengigheter, muligheter og risiko. Samtidig kan risiko og usikkerhet påvirke hvilke interessenter som bør involveres, når de bør involveres, og hvilke tiltak prosjektet må sette inn.
Derfor bør disse temaene sees i sammenheng gjennom hele prosjektet, fra tidlig behovsavklaring til innføring, overlevering og realisering av nyttevirkninger. Målet er å sikre bedre beslutninger, tidligere håndtering av avvik og større sannsynlighet for at prosjektets resultater blir tatt i bruk og gir ønsket nytte.
Interessenter
Alle prosjekter påvirker mennesker, fagmiljøer, virksomheter eller brukergrupper. Derfor må prosjektet forstå hvem som blir berørt, hvem som kan påvirke prosjektet, og hvem som må involveres for at prosjektet skal lykkes.
Interessentarbeid bør starte tidlig og følge hele prosjektet. I starten brukes interessenter til å forstå behov, mål, rammer og mulige konsepter. Prosjektet bør identifisere interessenter, analysere behov og innflytelse, definere tiltak, planlegge hvordan tiltakene skal gjennomføres, følge opp tiltakene og evaluere om de virker. Senere i prosjektet brukes interessentarbeidet til kommunikasjon, brukerinvolvering, endringsledelse, testing, opplæring, overlevering og oppfølging av nytte.
En interessentanalyse bør beskrive hvem interessentene er, hvilke behov og forventninger de har, hvilken innflytelse de kan ha, og hvordan prosjektet bør involvere og følge dem opp. Interessentanalysen har først verdi når den brukes aktivt. Den bør derfor oppdateres ved faseoverganger og når prosjektet får ny innsikt, nye interessenter, endret risiko eller endret omfang.
God interessenthåndtering gir bedre beslutninger, mindre motstand og større sannsynlighet for at resultatene tas i bruk.
Hva er en interessent?
Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater.
Interessenter kan deles i fem kategorier fordelt på to hovedkategorier:
Direkte interessenter: Prosjektets direkte interessenter er de som i større eller mindre grad direkte vil påvirke eller bli påvirket av prosjektets gjennomføring, resultater eller de nyttevirkningene som skal skapes.
- Virksomhetsledelsen
- Brukere
- Leverandørene
For å få til et vellykket prosjekt med tilhørende produkter og nyttevirkninger må disse interessegruppene ivaretas før, under og etter prosjektet.
Indirekte interessenter: de som på andre måter vil kunne påvirke eller bli påvirket av prosjektet.
- Premissgivere
- Andre interessenter
Les mer om de ulike interessentgruppene:
Virksomhetsledelsen, eller den som er bemyndiget av denne setter mål for prosjektet, bestiller og finansierer prosjektet, er dermed ansvarlig for prosjektets eierstyring og er beslutningstaker for prosjektet.
Eksempler på interessenter i denne interessentkategorien:
- Har ansvaret for at prosjektet støtter opp om virksomhetens strategiske mål
- Beslutter bruk av ressurser og skaffer finansiering for prosjektet
- Legger føringer for prosjektet og godkjenner mål og planer
- Har et totalansvar for å følge opp prosjektets kost-/nyttevurderinger
- Følger opp at prosjektet gjennomføres i henhold til godkjente planer og rammer
Beskriver behovet og det ønskede produktet, mottar resultatet, tester leveransene og realiserer nytteverdiene.
Eksempler på interessenter i denne interessentkategorien:
- Brukere som vil ha prosjektets leveranser som sine verktøy/hjelpemidler. Stiller krav og har forventinger til kvalitet
- Mottakere av produktansvaret for prosjektleveransene. Får ansvar for drift og forvaltning av produktene
- Brukere som berøres ved at deres roller, ansvar, oppgaver eller arbeidsmåter vil måtte endres for at forventede nyttevirkninger av prosjektleveransene skal kunne innfris
- Gevinstansvarlige med ansvar for at en eller flere av prosjektets definerte gevinster oppnås
- Publikum som er eksterne mottakere av tjenester som prosjektet utvikler
Interne eller eksterne leverandører er de som leverer produkter, eller nødvendig kompetanse / ressurser for å fremskaffe det avtalte prosjektproduktet.
Eksempler på interessenter i denne interessentkategorien:
- Underleverandører av deler av prosjektets produkter (eller andre formål) som prosjektet har inngått eller skal inngå en kontrakt/avtale med
- Interne eller eksterne leverandører av materiell og/eller ressurser til prosjektet
- Deltakere i prosjektet, ressurseiere som avgir ressurser til prosjektet, eller aktører direkte knyttet til prosjektet som partnere, tjenesteeiere, etc
De som forvalter interne eller eksterne regelverk, standarder, retningslinjer, eller andre reguleringer som prosjektet må forholde seg til.
Eksempler på interessenter i denne interessentkategorien:
- Som forvalter interne eller eksterne regelverk, standarder, retningslinjer eller andre reguleringer som prosjektet må forholde seg til, herunder diverse statlige eller kommunale tilsyn
- Interne premissgivere – enheter/personer som forvalter relevante interne standarder, instrukser, retningslinjer og strategiske føringer for eksempelvis prosjektstyring, arkitektur, sikkerhet, administrasjon eller personalreglement.
- Eksterne premissgivere – enheter/personer i for eksempel instanser og tilsyn som forvalter relevante eksterne standarder og bestemmelser, lovbestemte krav, rettslige reguleringer, regelverk, reglementer og pålegg som for eksempel Datatilsynet, anskaffelsesregelverket, arbeidsmiljøloven, etc.
De som har egen interesse av prosjektets resultater ut fra private, kommersielle eller andre motiver. Kan omfatte diverse andre virksomheter, organisasjoner og innbyggere, samt media og ulike interesseorganisasjoner. Disse interessentene vil i utgangspunktet kanskje være mindre synlige for prosjektet enn de øvrige interessentene, men vil likevel kunne ha innflytelse på prosjektet, for eksempel gjennom å påvirke de direkte interessentene.
Eksempler på interessenter i denne interessentkategorien:
- Som har egen interesse av prosjektets resultater ut fra private, kommersielle eller andre motiver
- Arbeider i andre prosjekter eller programmer som prosjektet har grensesnitt eller samordningsbehov mot
- Andre offentlige etater og virksomheter som skal samhandle med prosjektet eller må tilpasse seg til de endringer som prosjektet medfører
- Private virksomheter som opererer innenfor samme fagområde eller produktområde
- Tillitsvalgte som skal ivareta interessene til de som de representerer
- Diverse interesseorganisasjoner
- Enkelte innbyggere som blir indirekte berørt av prosjektet eller leveransen
- Aviser og fagpresse
I tillegg til disse fem kategoriene kan en annen måte å identifisere interessenter på være å systematisk gå gjennom organisasjonsenheter der det kan tenkes at det finnes relevante interessenter til prosjektet.
Eksempler på interessenter klassifisert etter organisatorisk tilhørighet:
Innbyggere
- Interesseorganisasjoner
- Fagforeninger
- Forbrukerorganisasjoner, ombud, etc
Offentlig forvaltning
- Statlig virksomhet
- Departementene
- Offentlige virksomheter med tilsvarende løsninger
- Virksomheter med særlige behov, pålegg, eller lignende
- Tilsyn og organer med særlige oppgaver
- Store virksomheter
- Sektorer
- Øvrige statlige virksomheter
- Kommunal virksomhet
- Store kommuner
- Middels store kommuner
- Små kommuner
- KS / KS Digital
- Fylkeskommuner
Privat sektor
- Leverandører
- Interesseorganisasjoner for IT-leverandører
- IT-leverandører til offentlig sektor
Media
- Relevant fagpresse
- Riksdekkende media
- Lokalaviser
Egen virksomhet
- Virksomhetsledelsen
- Øvrig linjeledelse
- HR-seksjonen
- Ansatte
Beslektede prosjekter
- Egen prosjektorganisasjon
- Prosjekteier
- Nytteansvarlig(e)
- Prosjektdeltakere
- Lignende prosjekter i andre virksomheter
Hvordan forholde seg til og håndtere ulike interessenter?
Interessenter kan av forskjellige årsaker ha en positiv eller negativ holdning til et prosjekt. Dersom de negative interessentene ikke ivaretas og håndteres på en god måte kan deres innflytelse være ganske ødeleggende for prosjektet. Samtidig må støtten fra de positive interessentene brukes til prosjektets beste.
For å få tilstrekkelig oversikt over relevante interessenter bør prosjektet gjennomføre en interessentanalyse.
Interessentanalyse beskriver hvem som berøres av prosjektet, hvem som har innflytelse, hvilke behov og forventninger de har, og hvordan prosjektet bør involvere og følge dem opp. Analysen gir viktig styringsinformasjon og bør brukes som grunnlag for kommunikasjon, brukerinvolvering, endringsledelse, risikoarbeid og beslutninger gjennom prosjektet.
Se mal for interessentanalyse
Tabellen nedenfor kan benyttes sammen med interessentanalysen for å få oversikt over håndtering av ulike interessenter.
| Lav innflytelse | Høy innflytelse | |
|---|---|---|
| Positiv holdning til prosjektet | Holdes informert, slik at de fremdeles støtter prosjektet. | Holdes meget godt informert. Det gjelder særlig hvis det oppstår problemer underveis, for å sikre at prosjektet beholder interessentenes støtte. |
| Likegyldig holdning til prosjektet | Dersom det kun krever begrenset innsats, iverksett aktiviteter som gjør at disse støtter prosjektet. Gi dem mer oppmerksomhet dersom deres støtte vil føre til at også andre støtter prosjektet. | Opprett dialog for at disse skal øke sin støtte til prosjektet, og for å redusere innflytelsen til de som er motstandere. |
| Negativ holdning til prosjektet | Det koster vanligvis mer enn det smaker å endre innstillingen til motstanderne av prosjektet. Det kan likevel være nyttig å arbeide for at disse får økt forståelse for prosjektet, blant annet for å motvirke den negative innflytelsen disse kan ha på andre grupper. Dersom dette er interessenter som kommer dårligere ut som følge av prosjektet, bør det også vurderes om de skal kompenseres på noe vis. | Det krever ofte betydelig innsats å skape en positiv innstilling hos motstandere og behandle deres krav. Det kan likevel være nyttig å arbeide for at disse får økt forståelse for prosjektet, blant annet for å motvirke den negative innflytelsen motstanderne kan ha på andre grupper. Dersom dette er interessenter som kommer dårligere ut som følge av prosjektet, bør det også vurderes om de skal kompenseres på noe vis. |
Risiko og usikkerhet
Risiko og usikkerhet må også håndteres gjennom hele prosjektet. Risiko handler om usikre hendelser eller forhold som kan påvirke prosjektets mål, produkter, kostnader, tid, kvalitet, omfang, nyttevirkninger eller bærekraft.
Prosjektet bør identifisere risikoer, vurdere sannsynlighet og konsekvens, planlegge tiltak og følge opp om tiltakene virker. Risikoarbeidet bør involvere relevante interessenter, fordi de ofte kjenner behov, avhengigheter og mulige konsekvenser best.
Risikoarbeidet bør følge en enkel og fast arbeidsmåte. Prosjektet bør identifisere usikre forhold, vurdere hvor sannsynlige de er og hvilke konsekvenser de kan få, planlegge tiltak, gjennomføre tiltakene og kommunisere endringer i risikobildet.
Risiko bør rapporteres jevnlig og vurderes ved faseoverganger og beslutningspunkter. Prosjektet bør også se etter tidlige varslingssignaler, for eksempel forsinkelser, uavklarte avhengigheter, manglende kapasitet, svake testresultater eller manglende forankring i linjen.
Dersom risikoen går ut over avtalte toleranser, må saken løftes til prosjekteier eller prosjektstyret.
Akseptansekriterier og toleranser for styringsparameterne gjør det tydelig når prosjektleder eller teamet kan håndtere en sak selv, og når saken må løftes videre. Dette gir prosjektet både kontroll og handlingsrom.
Saker og endringer
Saker og endringer må håndteres på en kontrollert måte. En sak kan være et problem, en ny mulighet, en endringsforespørsel eller noe annet som påvirker prosjektet. Flest mulig saker bør løses på lavest mulig nivå, nær kunnskapen. Samtidig må saker som påvirker prosjektets helhet, rammer eller forventede nyttevirkninger, løftes til prosjektleder, prosjekteier eller prosjektstyret.