Interessenter, risiko og usikkerhet
Interessenter, risiko og usikkerhet henger tett sammen i prosjektarbeid. Prosjektet må forstå hvem som blir eller kan bli berørt, hva som kan påvirke gjennomføringen, og hvilke usikkerheter som må håndteres.
Interessenter kan påvirke prosjektet, bli påvirket av prosjektet og bidra med viktig kunnskap om behov, avhengigheter, muligheter og risiko. Samtidig kan risiko og usikkerhet påvirke hvilke interessenter som bør involveres, når de bør involveres, og hvilke tiltak prosjektet må sette inn.
Derfor bør disse temaene sees i sammenheng gjennom hele prosjektet, fra tidlig behovsavklaring til innføring, overlevering og realisering av nyttevirkninger. Målet er å sikre bedre beslutninger, tidligere håndtering av avvik og større sannsynlighet for at prosjektets resultater blir tatt i bruk og gir ønsket nytte.
Interessenter
Alle prosjekter påvirker mennesker, fagmiljøer, virksomheter eller brukergrupper. Derfor må prosjektet forstå hvem som blir berørt, hvem som kan påvirke prosjektet, og hvem som må involveres for at prosjektet skal lykkes.
Interessentarbeid bør starte tidlig og følge hele prosjektet. I starten brukes interessenter til å forstå behov, mål, rammer og mulige konsepter. Senere brukes interessentarbeidet til kommunikasjon, brukerinvolvering, endringsledelse, testing, opplæring, overlevering og oppfølging av nytte.
En interessentanalyse bør beskrive hvem interessentene er, hvilke behov og forventninger de har, hvilken innflytelse de kan ha, og hvordan prosjektet bør involvere og følge dem opp. Analysen bør oppdateres når prosjektet får ny innsikt, når omfanget endres, eller når nye interessenter blir viktige.
God interessenthåndtering gir bedre beslutninger, mindre motstand og større sannsynlighet for at resultatene tas i bruk.
Risiko og usikkerhet
Risiko og usikkerhet må også håndteres gjennom hele prosjektet. Risiko handler om usikre hendelser eller forhold som kan påvirke prosjektets mål, produkter, kostnader, tid, kvalitet, omfang, nyttevirkninger eller bærekraft.
Prosjektet bør identifisere risikoer, vurdere sannsynlighet og konsekvens, planlegge tiltak og følge opp om tiltakene virker. Risikoarbeidet bør involvere relevante interessenter, fordi de ofte kjenner behov, avhengigheter og mulige konsekvenser best.
Prosjektet bør også se etter tidlige varslingssignaler. Det kan være forsinkelser, uavklarte avhengigheter, manglende kapasitet, økte kostnader, svake testresultater eller manglende forankring i linjen.
Saker og endringer må håndteres på en kontrollert måte. En sak kan være et problem, en ny mulighet, en endringsforespørsel eller noe annet som påvirker prosjektet. Flest mulig saker bør løses på lavest mulig nivå, nær kunnskapen. Samtidig må saker som påvirker prosjektets helhet, rammer eller forventede nyttevirkninger, løftes til prosjektleder, prosjekteier eller prosjektstyret.
Akseptansekriterier og toleranser for styringsparameterne gjør det tydelig når prosjektleder eller teamet kan håndtere en sak selv, og når saken må løftes videre. Dette gir prosjektet både kontroll og handlingsrom.