Definere akseptansekriterier for styringsparametere

For hvert styringsparameter bør prosjektet definere akseptansekriterier som gjør det tydelig hva som er forventet, hvilke toleranser som gjelder - altså hva som er akseptabelt og ikke akseptabelt, og når avvik skal løftes til prosjekteier.

Akseptansekriteriene bør så langt som mulig beskrives med målbare størrelser, terskler eller tydelige vurderingskriterier. Det kan være frister, kostnadsrammer, kvalitetskrav, minimumsomfang, mål for nyttevirkninger og bærekraft, og risikonivå.

Bærekraft bør vurderes som en del av prosjektets styring der tiltaket kan få miljømessige, sosiale eller økonomiske konsekvenser. Det kan gjelde både hvordan prosjektet gjennomføres, og hvilke konsekvenser produktene eller endringene får etter at de er tatt i bruk.

Akseptansekriteriene bør fastsettes før gjennomføringen starter. For hvert styringsparameter bør prosjektet beskrive både et forventet nivå og hva som er minste akseptable nivå. Det forventede nivået beskriver hva prosjektet planlegger å oppnå. Det minste akseptable nivået beskriver hvor langt prosjektet kan avvike før resultatet ikke lenger er akseptabelt uten ny beslutning av prosjekteier.

Akseptansekriteriene for styringsparametrene bør avklare

Tid

Forventede frister, milepæler eller leveransetidspunkter, og hvor store forsinkelser som er minste akseptable nivå før saken må løftes.

Kostnad

Forventet kostnad, kostnadsramme og hvilken budsjettoleranse eller økonomisk usikkerhet som er akseptabel.

Kvalitet

Forventet kvalitetsnivå og minste akseptable krav til for eksempel brukervennlighet, sikkerhet, personvern, universell utforming, stabilitet, dokumentasjon eller testresultater.

Omfang

Forventede leveranser, funksjoner eller endringer, og hvilket minimumsomfang som må være med for at prosjektets begrunnelse fortsatt skal holde.

Bærekraft

Forventede bærekraftseffekter eller krav, og minste akseptable nivå for miljømessige, sosiale eller økonomiske bærekraftshensyn.

Nytte

Forventede positive effekter, og minste akseptable nyttevirkninger for at prosjektet fortsatt skal være begrunnet.

Risiko

Forventet risikobilde, høyeste akseptable risikonivå og hvilke risikoer som må reduseres før videreføring.

Når akseptansekriteriene for styringsparametrene fastsettes, bør prosjektet være tydelig på hva som er fast, og hva som kan være fleksibelt. Dersom tid og kostnad er faste, må fleksibiliteten som regel ligge i mer eller mindre løpende prioritering og justering mot leveransenes / produktenes kvalitet, omfang, bærekraft, nyttevirkninger og / eller risiko.

Ved lite fleksibilitet blir det mindre rom for smidig utvikling. Differansen mellom forventet nivå og minste akseptable nivå utgjør prosjektets smidige handlingsrom. Dette handlingsrommet viser hvor mye prosjektet kan justere og omprioritere uten at prosjektets begrunnelse faller bort, eller saken må løftes til ny beslutning.

Dersom det smidige handlingsrommet er lite, bør prosjektet være forsiktig med å legge opp til smidige arbeidsformer og prosesser. Et lite handlingsrom betyr at prosjektet har liten toleranse for endringer, utforsking og omprioritering. Da kan en mer forutsigbar og detaljert gjennomføringsform være bedre egnet.

Dersom det smidige handlingsrommet er tydelig og reelt, kan smidige arbeidsformer være godt egnet. Da kan prosjektet bruke handlingsrommet til å lære underveis, teste løsninger, involvere brukere, prioritere produktkøen og justere leveransene innenfor rammene prosjekteier har akseptert.

Akseptansekriteriene for styringsparametrene bør også omfatte informasjonssikkerhet og personvern der dette er relevant, for eksempel opp mot kvalitet eller risiko. Det kan omfatte minste akseptable nivå for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet, personvernrisiko, etterlevelse av regelverk, sikkerhetstesting eller godkjente risikoreduserende tiltak.

Akseptansekriteriene skal brukes aktivt i prosjektstyringen. De gir grunnlag for å vurdere status, prioritere arbeid, håndtere endringer og beslutte om prosjektet kan gå videre til neste fase.

Prosjektet bør på forhånd vurdere aktuelle tiltak som kan igangsettes dersom prosjektet ikke oppfyller akseptansekriteriene, for ett eller flere av styringsparameterne. Det kan være å endre omfang, justere ambisjonsnivå, tilføre ressurser, forlenge tid, samt redusere eller akseptere risiko. Uansett skal manglende oppfyllelse av akseptansekriteriene eskaleres, som regel til prosjekteier eller prosjektstyret.