Kontroll med smidig tilnærming

I smidig arbeid brukes ofte faste tidsbokser, der teamet arbeider i avtalte perioder med fast start- og sluttdato (for eksempel en iterasjon eller sprint på to uker). Tidsperioden skal ikke forlenges for å få plass til mer arbeid. Det betyr at når tidsboksen er ferdig, vurderer teamet hva som er levert, hva man har lært og hva som bør prioriteres videre. For å styre tid og kostnad må prosjektet også ha avklart kapasiteten i teamet. Det vil si å vite hvem som inngår i teamet, hvor mye tid de har tilgjengelig og hvilke andre oppgaver som kan påvirke arbeidskapasiteten.

Når både tidsbokser og kapasitet er avklart, blir det lettere å vite hvor mye arbeid teamet realistisk kan ta på seg, og hva prosjektet vil koste over tid. Uansett hvilken arbeidsmetodikk som benyttes burde prosjektet styres etter styringsparametere med satte akseptansekriterier. Akseptansekriteriene konkretiserer og sikrer felles forståelse av hva prosjektet skal styres mot, og når avvik må løftes til beslutning. Innenfor disse rammene må prosjektet prioritere; hva må minimum leveres, og hva kan vente dersom teamet ikke rekker alt. Hvis arbeidet viser seg å være mer omfattende enn forventet må teamet prioritere på nytt, eller løfte saken til prosjektleder, som deretter eventuelt tar det videre med prosjektstyret dersom avviket påvirker prosjektets rammer, nyttevirkninger (gevinster) eller risiko.

Prosjektet bør også vurdere hvor smidig det faktisk kan og bør være. Dette avhenger blant annet av hvor fleksibelt omfanget kan være, om arbeidet kan deles opp i mindre leveranser, hvordan omgivelsene påvirker prosjektet, og om virksomheten har tilstrekkelig kompetanse, modenhet og forståelse for smidig arbeid. Åpen og hyppig kommunikasjon med prosjektteamet om arbeidsmetode, rammer og fleksibilitet er viktig for å sammen være sikre på at dere har felles forståelse av hvor det er rom for fleksibilitet og smidig arbeid, og hvor det er såpass låste rammer at det ikke er mulig å jobbe like smidig.

Håndtering av saker og endringer

Alle prosjekter trenger en tydelig måte å håndtere saker og endringer på. Dette er god prosjektstyring, uavhengig av om prosjektet bruker smidige eller mer sekvensielle arbeidsformer. En sak kan være et problem, en ny mulighet, en endringsforespørsel eller noe annet som påvirker prosjektet.

Flest mulig saker bør løses på lavest mulig nivå, nær teamet og kunnskapen. Samtidig må saker som påvirker prosjektets helhet, rammer, risiko eller forventede nyttevirkninger løftes til prosjektleder, prosjekteier eller prosjektstyret.

For rigid endringshåndtering kan svekke nødvendig fleksibilitet, mens for svak endringshåndtering kan gi dårlig styring. Prosjektet bør derfor ha en enkel og tydelig saksprosedyre som både gir kontroll og rom for nødvendig tilpasning.