Planlegge konseptarbeidet og avklare problem, mål og mulige konsepter
Start konseptfasen med å planlegge hvordan arbeidet skal gjennomføres, og hva fasen skal avklare. Gå gjennom mandatet og vurder hvor grundig konseptarbeidet må være, hvem som skal involveres, hvilken kompetanse som trengs, og hvilke beslutninger fasen skal forberede. Omfanget må tilpasses tiltakets størrelse, risiko og kompleksitet. Planen bør vise hvilke spørsmål som skal besvares, hvilke analyser, tester eller vurderinger som skal gjennomføres, og hvordan brukere, fagmiljøer, linjeorganisasjon og andre interessenter skal involveres.
Formålet med fasen er å utforske reelle alternative konsepter. Konseptfasen bør derfor planlegges slik at dere får frem reelle alternativer. Som del av konseptarbeidet bør det normalt beskrives hvilket konsept man vurderer å gå videre med, slik at det etableres en felles forståelse av innhold, avgrensninger og ambisjonsnivå. I tillegg bør de viktigste alternativene beskrives på et overordnet nivå, særlig nullalternativet, et eventuelt minimumsalternativ og hva man bevisst velger å ikke gjøre (maksimumsalternativ). Dette gir bedre forankring, synliggjør konsekvensene av ulike valg og reduserer risikoen for at sentrale aktører legger ulike forutsetninger til grunn.
Arbeidet bør starte med å beskrive problemet eller behovet så presist som mulig. Forklar hvem som berøres, hvilke konsekvenser problemet har, og hvorfor det bør løses nå. Involver brukere og andre berørte tidlig nok til at dere får et realistisk bilde av behovet.
Deretter formuleres mål. Målene bør beskrive ønsket effekt, ikke bare hva virksomheten skal levere. Gode mål gjør det lettere å vurdere om ulike konsepter faktisk kan løse problemet.
Vurder også nullalternativet: Hva skjer dersom virksomheten ikke setter i gang et nytt tiltak, men fortsetter som i dag eller gjennomfører allerede vedtatte endringer? Nullalternativet gir et nødvendig sammenligningsgrunnlag når dere senere vurderer virkninger.
Ta stilling til om og hvordan informasjonssikkerhet og personvern er relevant for arbeidsområdet. Prosjektet bør identifisere overordnede behov for konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, og avklare om regelverk, avtaler eller interne føringer stiller særskilte krav.
Når problem og mål er tydelige, identifiserer dere mulige konsepter. Et konsept er en overordnet tilnærming til hvordan behovet kan løses. Konseptene bør være reelt forskjellige, ikke bare varianter av samme tekniske løsning.
Dersom dere bruker smidige arbeidsformer, bør konseptarbeidet legge til rette for korte læringssløyfer, tidlig testing av antakelser og løpende justering. For å få bedre innsikt kan dere for eksempel bruke brukerintervjuer, tjenestereiser, prototyper, konseptbevis eller et minste levedyktig produkt (MVP). Slike tester skal ikke erstatte vurderingene i konseptfasen, men gi bedre grunnlag for dem.
Vurder også om organisasjonen har kapasitet og modenhet til å gjennomføre endringen. Dersom organisasjonen ikke kan endre arbeidsprosesser, roller, kompetanse eller samarbeidsformer i nødvendig grad, kan selv gode produkter gi liten nytte.
Dere må i tillegg vurdere om konseptene reiser prinsipielle spørsmål. Det kan for eksempel gjelde personvern, informasjonssikkerhet, rettssikkerhet, likebehandling, tilgjengelighet, etikk eller andre grunnleggende hensyn.
Plan for konseptfasen bør avklare:
- hva konseptfasen skal levere
- hva problemet eller behovet er
- hvem som berøres, og hvordan brukere og interessenter skal involveres
- hva virksomheten ønsker å oppnå
- hva som skjer uten nytt tiltak
- hvilke konsepter som er relevante
- hvilke antakelser som bør testes, analysers eller vurderes for å velge konsept
- hvilke organisatoriske endringer konseptene kan kreve
- om konseptene reiser prinsipielle spørsmål
- om ulike gjennomføringsformer bør vurderes
- om konseptene gir ulike behov, risikoer eller konsekvenser for informasjonssikkerhet og personvern
- overordnede nyttevirkninger konseptene kan gi
- hvordan arbeidet skal dokumenteres frem mot BP 2