Etablere prosjektorganisasjonen
Prosjektorganisasjonen skal gi prosjektet tydelig ansvar, riktig kompetanse og gode beslutningslinjer.
Beskriv roller, ansvar, myndighet og samarbeidsformer. Avklar hvem som er prosjekteier, prosjektleder, prosjektstyre, prosjektgruppe, leveranseansvarlige, nytte- / gevinstansvarlig og sentrale fagressurser. Nytteansvarlig bør normalt være plassert i linjeorganisasjonen og ha ansvar for å følge opp at forventet nytte kan realiseres underveis og etter prosjektet. Involver også linjeorganisasjonen tidlig, særlig der prosjektet krever endringer i arbeidsprosesser eller organisering. (Her settes det inn link til roller).
I smidige prosjekter bør tverrfaglige team etableres i planleggingsfasen, med tydelige roller, ansvar og nødvendig kompetanse. Teamene bør kunne designe, utvikle, teste, innføre og forbedre løsninger. Det bør også være tydelig hvem som er produkteier, hvem som prioriterer produktkøen, og hvordan teamet tar beslutninger. Smidige coacher eller andre bør kunne fasilitere planleggingsprosessen og bidra til gode arbeidsformer.
Vurder om prosjektet bør deles inn i leveranser, arbeidspakker, team eller delprosjekter. Større prosjekter kan ha behov for flere team, men organiseringen må ikke bli mer kompleks enn nødvendig.
Organiseringen bør avklare:
- roller, myndighet og ansvar
- beslutningslinjer og rapportering
- nødvendig kompetanse og kapasitet
- hvordan tverrfaglige team skal etableres
- hvem som er produkteier eller faglig prioriteringsansvarlig
- hvordan linjen skal involveres
- hvordan leveranser, team eller delprosjekter organiseres
- hvordan nytte- / gevinstansvar og endringsarbeid følges opp