Håndtere endringsønsker underveis

Ønsker om endringer og tillegg i prosjektets omfang og krav i løpet av prosjektgjennomføringen er en naturlig del av et prosjekt. For å kunne håndtere dette på en god måte må prosjektleder ha full kontroll på prosjektets status på leveranser, fremdrift og ressursbruk. Basert på denne kunnskapen kan endringer og tillegg i prosjektets omfang vurderes og styres på en god måte, og kanskje ha en avgjørende positiv effekt på prosjektets gevinstrealisering. Men en viktig forutsetning blir da at prosjektet har gode mekanismer for å håndtere slike endringer.

Endringer i regelverk, endringer i organisasjon eller nyoppdagede sårbarheter relatert til informasjonssikkerhet eller personvern er eksempler på eksterne forhold som også kan medføre endringer underveis i en gjennomføringsfase.

Viktige spørsmål for å vurdere den ønskede endringen er:

• Hvor mye vil tilleggsbestillingen koste og hvor lang tid vil utviklingen ta?
  Prosjektet må estimere tilleggskostnaden, og om det er tid til å løse dette innenfor den eksisterende tidsplanen eller om det vil forlenge prosjektet. Merk at selv om prosjektets fremdrift ligger foran plan betyr IKKE dette nødvendigvis at det også er noe å gå på i budsjettet.
• Hva gjenstår av arbeid fra den opprinnelige planen?
  For å få best mulig oversikt over dette må prosjektet ha planlagt leveransene sine som produktleveranser, framfor som aktiviteter. Fremdriften kan da måles som verdien av det som er blitt levert (inntjent verdi).
• Hvor mye av «det nye» er en del av det prosjektet allerede har inne i planen?
  Det kan være at noe av det som nå er foreslått, allerede er en del av enten det som er levert eller av det som er planlagt.
• Hvilken ekstra usikkerhet påføres prosjektet gjennom tilleggsbestillingene?
  Det må vurderes om prosjektets usikkerhet fortsatt er innenfor det håndterlige eller om usikkerheten blir høyere enn det som er ønskelig å eksponere seg for.
• Vil endringene påvirke informasjonssikkerheten eller personvernet i prosjektet?
  Prosjektet må ta stilling til om det må foretas en ny vurdering av personvernkonsekvenser og nye risikovurderinger på bakgrunn av endringene.