Styre prosjektet
Prosjektleder skal styre prosjektet slik at fasens produkter blir levert innenfor avtalte rammer.
Styringen handler om å fordele arbeid, følge opp fremdrift, håndtere usikkerhet, rapportere status, løse avvik og sikre at prosjektet fortsatt bidrar til målene. Prosjektleder må bruke styringsparametere (kostnad, tid, kvalitet, omfang, bærekraft, risiko og nyttevirkninger / gevinster) aktivt og løfte saker til prosjekteier når avvik går ut over avtalte toleranser.
Prosjektstyringen må også følge opp endrings- og kommunikasjonsarbeidet. Prosjektet bør jevnlig vurdere om brukere / ansatte og ledere forstår endringen, har nødvendig støtte og er tilstrekkelig involvert til at løsningene kan tas i bruk.
I smidige prosjekter må styringen støtte teamenes arbeid, ikke overstyre det. Prosjektleder og prosjekteier bør styre på mål, rammer, nyttevirkninger, prioriteringer og risiko, mens teamene bør ha handlingsrom til å finne gode løsninger innenfor disse rammene.
Endringsønsker må håndteres som en del av prosjektstyringen. Endringer vil påvirke løsninger og styringsparametere. Derfor bør alle vesentlige endringsønsker vurderes systematisk før de godkjennes.
Prosjektstyringen bør omfatte:
- oppfølging av fremdrift, kostnad, kvalitet og omfang
- håndtering av risiko og avvik
- vurdering og beslutning av endringsønsker
- prioritering av produktkø eller leveranser
- rapportering til prosjekteier og prosjektstyre
- oppfølging av forutsetninger for nyttestyring
- oppdatering av planer og dokumentasjon ved behov