Registrere og forstå innspill

I andre virksomheter må oppgaven håndteres av en eller flere oppnevnte personer. Fortrinnsvis en/noen som har en tilknytning til virksomhetens styring av prosjekter og programmer.

Nye oppgaver

Registrer innspill til behov som virksomheten må, ønsker eller kanskje burde ta fatt i. Disse behovene kan komme fra en rekke ulike kilder og være av ganske ulik karakter. Det kan for eksempel være

• Oppdrag eller føringer i tildelingsbrev
• Spesielle satsninger, knyttet til nasjonale strategier eller utviklingstiltak
• Satsninger i henhold til virksomhetens strategi eller handlingsplaner
• Endringer i lover eller forskrifter
• Behovskartlegging i egen eller andre virksomheter
• Behov for fornying eller effektivisering av egne virksomhetsprosesser/systemer
• Identifiserte problemer av ulike slag som virksomheten ser behov for å gjøre noe med
• Innovative forslag fra egne avdelinger eller ansatte
• etc.

Forstå behovene

Gå igjennom alle forslagene til behov eller problemer hvor det kan være ønskelig at virksomheten skal iverksette tiltak. Ut fra beskrivelsen av hvert forslag bør det være enkelt å forstå hvilket behov som skal løses. For å kunne systematisere og vurdere ulike typer av behov opp mot hverandre anbefales det å legge til rette for at alle innspill og forslag blir meldt inn og registrert på en enhetlig form med

• En vurdering av nytteverdien ved å løse dette behovet eller denne oppgaven
• En kategorisering av type oppgave i henhold til en tilsvarende liste som ovenfor
• En grov vurdering av omfang/kompleksitet/kostnadsnivå
• Tror forslagsstiller at dette kan ivaretas i tråd med gjeldende IT-politiske føringer og gjeldene arkitekturprinsipper og andre standarder?

Idéer til prosjekter? - forstå behovet som ligger bak idéen

Erfaringsmessig kommer det også inn idéer til mer eller mindre konkrete prosjekter eller løsninger i denne prosessen. Det er ikke hensikten at dere allerede her skal begynne å tenke på prosjekter eller løsninger - her er det hvilke behov som det er aktuelt for virksomheten å rette sin innsats mot som er viktig. Men ofte har slike forslag til prosjekter (forhåpentligvis) sin opprinnelse i et bakenforliggende behov, og en god tilnærming kan da være å omforme slike prosjektidéer (gjerne i samarbeid med forslagsstiller) til å beskrive det behovet som idéen var tenkt å løse.

Et tips som kan være nyttig: Du kan finne idéer, eksempler og mye annen relevant informasjon på DFØs nettsted kudos.dfo.no.