Usikkerhetsstyring i de ulike fasene

Som en del av vurderingen av de alternative konseptene blir en vurdering av konseptenes usikkerhet en viktig del. Dette kan gjøres i følgende tre steg:

1. Kartlegg og beskriv de faktorene som er usikre og gjør en grov vurdering/rangering av hvor følsomme de ulike alternativenes samfunnsøkonomiske lønnsomhet antas å være for disse.
2. Beregn hvordan de usikre faktorene kan slå ut i tiltakets lønnsomhet, for eksempel ved å gjøre en følsomhetsanalyse. Dette vil være en viktig faktor når de ulike alternativene vurderes opp mot hverandre.
3. Vurder hvordan usikkerheten skal håndteres, eventuelt ved å komme opp med forslag til risikoreduserende tiltak. De viktigste usikkerhetene som kan påvirke prosjektets lønnsomhet oppsummeres i prosjektbegrunnelsen.

Formålet med planleggingsfasen er blant annet å sikre at dere har en felles forståelse av hensikten med prosjektet, forventede gevinster og usikkerheten som følger med, samt hvordan usikkerheter og endringer vil bli identifisert, vurdert og kontrollert.

Aktiviteter:

1. Evaluere prosjektforslaget for å forstå om noen virksomhets- eller programledelsesstrategier, standarder eller praksis som er relatert til usikkerhetsstyring må brukes av prosjektet.
2. Søke læring fra lignende, tidligere prosjekter, virksomhets- eller programledelse og eksterne organisasjoner relatert til usikkerhetsstyring.
3. Utarbeide en usikkerhetsstrategi som beskriver hensikten med usikkerhetsstyring, prosedyrene som vil bli brukt (f.eks. Identifisere, Vurdere, Planlegge, Iverksette og Kommunisere), roller og ansvar, usikkerhetstoleransene, tidspunkter for usikkerhetsanalyser, verktøy, teknikker og krav til rapportering.
4. Identifisere og vurdere prosjektets usikkerheter, og bruke resultatet av denne analysen som grunnlag for å utarbeide en prosjektplan som er mest mulig robust mot de viktigste usikkerhetene. Deretter gjøre en ny analyse i henhold til den oppdaterte planen, og det utarbeides oppfølgingstiltak for de gjenværende usikkerhetene.

Formålet med fasen "Avslutte prosjektet" er å gi et fast punkt der akseptanse av prosjektets produkter bekreftes. Her vurderer dere om målene som ble satt opp i den opprinnelige styringsdokumentasjonen (ev. med endringer) er nådd.

• Forbered oppfølgingsaktiviteter for prosjektets produkter, inkludert ikke utført arbeid og usikkerheter.
• Kontroller at gevinstrealiseringsplanen inneholder aktiviteter for å sikre fremtidige gevinster.
• Avslutt og bekreft at konfigurasjonsstrategien er tilfredsstillende for vedlikehold av prosjektets produkter i deres driftsmessige levertid.
• Bekreft at riktig drifts- og vedlikeholdsmljøer er på plass.
• Vurder og sørg for opplæring av produkter som overleveres.
• Sørg for vedlikehold- og serviceavtaler.
• Evaluer prosjektet for fremtidig læring vedrørende styring av usikkerhet.
• Avslutt prosjektets usikkerhetsregister og erfaringslogg.