Anskaffelser i avslutningsfasen
I avslutningsfasen avsluttes prosjektet og ansvaret for digitaliseringsløsningen overføres til linjeorganisasjonen.
Prosjektet avsluttes når leveransene i utviklingsprosjektet er levert og akseptert. Løsningen tas i bruk og vedlikeholdsavtalen begynner å løpe parallelt med utviklingsavtalen i de to siste fasene i utviklingsavtalen; godkjenningsperioden og garantiperioden.
Godkjenningsperioden
Formålet med godkjenningsperioden er å teste ut at digitaliseringsløsningen fungerer i ordinær drift. Godkjenningsperioden varer i 3 måneder. I denne perioden skal leverandøren få skriftlig melding om eventuelle feil, og feilene skal rettes så raskt som mulig. Det kan være spesifisert at det skal gjøres spesielle tester i bilag 5 til utviklingsavtalen. Det kan også være laget en egen plan for godkjenningsperioden.
Garantiperioden
Garantiperioden varer normalt i ett år. I denne perioden skal leverandøren rette feil gratis.
Vedlikehold
I de fleste tilfeller vil det være inngått en vedlikeholdsavtale samtidig med anskaffelsen av utviklingen av løsningen. Når løsningen er ferdig utviklet og akseptert starter vedlikeholdsavtalen opp. Det er systemeier som har ansvar for å følge opp vedlikeholdsavtalen. Det innebærer å rapportere feil og følge opp feilretting. Feilrapporteringen gjøres vanligvis i en rapporteringssystem hos leverandøren og det er bare en eller noen få personer som har tilgang til å rapportere feil i dette systemet.