Sluttdokumentasjon, arkivering og læring
Prosjektet skal avslutte og arkivere dokumentasjon, evaluere arbeidet og utarbeide sluttrapport. Erfaringer, ideer og vurderinger som kan være nyttige senere, bør dokumenteres før prosjektgruppen oppløses. Relevante dokumenter må arkiveres slik at de er enkle å finne.
Dokumentasjonen skal vise hva prosjektet har gjort, hva som er levert, hvilke beslutninger som er tatt, og hvilke erfaringer og anbefalinger virksomheten bør ta med seg videre. Dette er viktig både for etterprøvbarhet og for læring i senere prosjekter.
Dokumentasjon fra risikovurderinger, personvernarbeid, DPIA (Data Protection Impact Assessment, en vurdering av personvernkonsekvenser, les mer i Gjennomgang av faseplan for planleggingsfasen [lenke]), sikkerhetstester og eventuelle avklaringer med leverandører bør ferdigstilles og arkiveres. Dokumentasjonen skal gjøre det mulig for linjeorganisasjonen å forstå hvilke vurderinger som er gjort, hvilke tiltak som er gjennomført, og hvilke forhold som må følges opp videre.
I smidige prosjekter bør sluttdokumentasjonen også omfatte relevant dokumentasjon fra arbeidsverktøy som er benyttet. Det kan være produktkø, beslutningslogg, arkitekturvalg, brukerinnsikt, testresultater, retrospektiver, arbeidsregler, definisjon av ferdig, målinger og annen dokumentasjon som er nyttig for videre drift, forvaltning eller produktutvikling.
Sluttrapporten bør sammenligne prosjektets resultater med prosjektmål og akseptansekriterier mot styringsparametere (tid, kostnad, kvalitet, omfang, usikkerhet, bærekraft og nytte / gevinster)
Sluttdokumentasjonen bør omfatte:
- sluttrapport
- oppdatert erfaringslogg
- oversikt over leveranser og måloppnåelse
- dokumentasjon av avvik, gjenstående / uferdig arbeid og beslutninger
- relevante dokumentasjon fra smidige arbeidsverktøy
- arkivert styringsdokumentasjon
- dokumentasjon fra risikovurderinger, personvernarbeid, DPIA, sikkerhetstester og relevante leverandøravklaringer
- erfaringer og anbefalinger for senere prosjekter