BP5 – Beslutte avslutning av prosjektet

I beslutningspunkt 5 skal prosjekteier beslutte om prosjektet formelt kan avsluttes og prosjektgruppen oppløses.

Beslutningen om at prosjektet kan avsluttes, fattes på bakgrunn av sluttrapporten fra prosjektleder og nedenstående kontrollpunkter.

Sluttrapporten bør inneholde hovedresultatene fra prosjektet og prosjektevaluering. Prosjektevaluering er en sentral del av dette beslutningspunktet. Dette er for å sikre at prosjektet ikke avsluttes før dere har systematisert positive og negative erfaringer som kan benyttes av senere prosjekter.

Dersom prosjekteier godkjenner prosjektavslutning utstedes det en avslutningsanmodning som informerer alle interessenter om at prosjektets ressurser er fristilt.

I etterkant orienterer prosjekteier virksomhetsledelsen om at prosjektet er avsluttet, og legger frem prosjektets måloppnåelse og erfaringer. Dermed får virksomhetens ledelse mulighet til å evaluere om prosjektet har innfridd de forventningene de hadde da de besluttet oppstart av prosjektet ved BP2. Samtidig gir det en god anledning til å sette linjeorganisasjonens oppfølging av gevinstrealiseringen i fokus, og dermed sikre virksomhetens utbytte av prosjektet på best mulig måte.

1. Er utestående arbeid tilfredsstillende lukket og eventuelt akseptert overført til linjen?
2. Er prosjektets hovedresultat (produkt, kost, tid, kvalitet, ressursbruk) dokumentert?
3. Er positive og negative erfaringer dokumentert for erfaringsoverføring?
4. Er prosjektdokumentene forsvarlig arkivert?
5. Er alle prosjektkontrakter avsluttet?
6. Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet?
7. Er gevinstrealiseringsplanen oppdatert?
8. Er erfaringslogg oppdatert, avsluttet og lagret?
9. Er prosjektets måloppnåelse og erfaringer lagt frem for virksomhetsledelsen?
10. Fungerer nye arbeidsprosesser og organisering på en god måte?