Anskaffelser i gjennomføringsfasene

Det er i gjennomføringsfasene selve anskaffelsen gjøres. Den starter med at konkurransen lyses ut på Doffin og varer til alle leveranser er utviklet, levert og akseptert.

    Kunngjøre anskaffelsen

    Kunngjøringen gjøres i de fleste tilfeller ved hjelp av et Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) det er vanligvis innkjøpsfunksjonen i virksomheten din som legger ut konkurransefokumentene.

    Leverandørene har ofte spørsmål til konkurransegrunnlaget og du bør svare så raskt som mulig så de ikke bruker tid på ting de har misforstått. Det er viktig å behandle alle leverandørene likt. Derfor anonymiserer du spørsmålene og legger ut svarene slik at alle som har meldt sin interesse kan se dem.

    Gjennomføre konkurransen

    Hvordan anskaffelseskonkurransen skal gjennomføres avhenger av hvilken anskaffelsesprosedyre du har valgt. Du bør bruke en såkalt to-trinns-prosedyre når du skal anskaffe en digitaliseringsløsning. Det betyr at du gjør en prekvalifisering først for å vurdere om leverandørene er gode nok til at du vil invitere dem om å levere tilbud.

    Deretter mottar du tilbudene og innleder forhandlinger med leverandørene. Forhandlingene foregår gjerne i flere runder og det er mulig å redusere antall leverandører underveis. Når forhandlingene er ferdig ber du de leverandørene som er igjen levere endelig tilbud. Du evaluerer tlbudene og tildeler kontrakt til den som har vunnet konkurransen.

    Prekvalifisering

    Kvalifikasjonskrav til leverandørene fremgår av konkurransegrunnlaget. Eksempler på slike krav er krav til sertifiseringer, økonomisk kapasitet, erfaring med tilsvarende oppdrag e.l. Det er bare de leverandørene som tilfredstiller kvalifikasjonskravene som blir prekvalifisert og som kan inviteres til å gi tilbud.

    Forhandlinger

    Når du mottar tilbudene må du sette deg grundig inn i dem og finne ut om det er uklarheter i tilbudene som du trenger å få oppklart under forhandlingene. Dersom du oppdager at det er ting i konkurransegrunnlaget som leverandørene har misforstått, kan du sende ut presisering. Du må sende presisieringene til alle tilbyderne og være nøye med at presiseringene ikke fører til vesentlige endringer i konkurransen.

    Du bør planlegge forhandlingene godt og sørge for å ha med deg spesialkompetanse dersom det er noen temaer hvor du har behov for det.

    Du kan redusere antall leverandører både før forhandlingene starter og underveis, men det må du ha gitt beskjed om i konkurransegrunnlaget.

    Evaluering

    Når du skal evaluere tilbudene, tar du utgangspunkt i tildelingskriteriene. Hvilke tildelingskriterier du skal bruke og hva slags dokumentasjon du skal bruke når du evaluerer skal fremgå av konkurransegrunnlaget. Tabellen nedenfor er bare et eksempel. Du må også oppgi vektingen mellom tildelingskriteriene, f.eks. at kvalitet på tilbudet skal vektes 40% og pris og gjennomføringsevne 30% hver.

    Tildelingskriterier Eksempler på hva som kan brukes som dokumentasjon
    Kvalitet på tilbudt løsning Beskrivelse av tilbudt løsning, utfylling av kravspesifikasjon
    Gjennomføringsevne Beskrivelse av hvilke metoder leverandøren vil benytte i utviklingen av løsningen, kompetansen til tilbudt personell, hvor mye erfaring de har med de metodene som skal benyttes
    Pris Pris for utvikling av løsningen, utfylling av pristabell, timepris på tilbud personell, livsløpskostnader inkl. vedlikehold for f.eks. 15-20 år.

    Kontraktstildeling

    Når du har gjort evalueringen og funnet ut hvilken leverandør som har vunnet konkurransen, tildeler du kontrakt. Det er en karensperiode etter kontraktstildeling hvor de andre leverandørene kan klage. Du har plikt til å skrive protokoll fra forhandlingene og det er veldig viktig at du har dokumentert prosessen din godt og dokumentert evalueringen på en ryddig måte i tilfelle du får en klage.

    Det å klargjøre kontrakten for undertegning krever en del arbeid. Du må sørge for å få inn alle endringer du har forhandlet frem. Protokollen fra forhandlingsmøtene kan være nyttige å bruke dersom det blir diskusjoner om hva dere ble enige om i kontraktsforhandlingene senere i prosjektet.

    Utvikling av digitaliseringsløsningen

    Kontrakten regulerer hvordan utviklingen av digitaliseringsløsningen skal gjennomføres. Dette er beskrevet i kapittel 2 i avtalen.

    Detaljplan

    Alle utviklingsavtalene starter med at kunde og leverandør lager en detaljert plan for hvordan utviklingen skal gjennomføres. I avtalen er det beskrevet hvordan samarbeidet skal foregå og hvem som har ansvaret for hva.

    Endringshåndtering

    Det blir ofte endringer i prosjektet når leverandøren jobber tett sammen med kunden om å utvikle løsningene. Endringene fører vanligvis til at løsningen blir bedre og det er derfor viktige å gjøre dem. Det er viktig å holde oversikt over endringene slik at de blir håndtert korrekt i akseptansetesten.

    Akseptansetest

    Når løsningen er ferdig utviklet skal den testes. Avtalene beskriver hva slags tester som skal gjennomføres, hvem som har ansvar for hva og hvilke frister som gjelder.