Ulike tilnærmingar

A. Ein «rettleier» som beskriv avvik og tillegg til Prosjektvegvisaren

Ein slik «rettleiar» kan visa til diverse malar, metodar, modellar, retningslinjer, rolleskildringar, rutinar, verktøy etc. som verksemda alt har (eller legg inn) på sitt eige intranett. Rettleiaren skal beskrive korleis desse kan brukast i samspel med Prosjektvegvisaren. På denne måten vert tilpassingane bygde «utanpå» Prosjektvegvisaren. Det gjer at denne løysinga vil vere svært enkel/billig å forvalte i samband med Digitaliseringsdirektoratet si lansering av nye versjonar av Prosjektvegvisaren.

Denne tilnærminga er mest brukt av relativt små statlege verksemder og kommunar som har avgrensa kapasitet til å bygge og halde ved like sin eigen prosjektmodell, og som vurderer at denne tilnærminga dekker behovet deira på ein god måte. Asker kommune er eit godt døme på dette.

Ei ibuande ulempe med denne tilnærminga er at brukarane av modellen kanskje i større grad må ta omsyn til generell omgrepsbruk og generiske skildringar av fasar, aktivitetar etc. og at modellen dermed vert tyngre for brukarane å tileigna seg. Dette kan kompenserast ved ein meir omfattande «rettleiar» eller ved større vekt på opplæring.

B. Ein eigen lokalt implementert prosjektmodell basert på Prosjektvegvisaren

Nokre verksemder har valt å lage sin eigen prosjektmodell, basert på Prosjektvegvisaren, der avvik og tillegg er bygd inn i ein kopi av Prosjektvegvisaren slik han var på det tidspunktet verksemda laga sin prosjektmodell. Dette er eit ganske omfattande arbeid som krev eigen lokal kompetanse og kapasitet. Det gir verksemda ei skreddarsydd løysing som gir maksimal attkjenning for brukarane i eiga verksemd.

Grundig gjort og med god prosjektfagleg forståing kan dette der og då vere ei god og freistande løysing, men ho har fleire ulemper:

• Dersom verksemda skal kunna nyte godt av dei forbetringane som Digitaliseringsdirektoratet gjer i nye versjonar/oppgraderingar av Prosjektvegvisaren, må verksemda sjølv bruka mykje ressursar på å forvalte/oppdatere den lokale modellen sin.
• Utviklinga av ein eigen prosjektmodell, basert på Prosjektvegvisaren, må gjerast med varsemd og omtanke slik at viktige prinsipp og bodskap i Prosjektvegvisaren ikkje vert «tilpassa bort», og kanskje i verste fall erstatta med gammal og lite tenleg prosjektpraksis som eigentleg burde vore forbetra.

Vedlikehald av verksemda sin eigen tilpassa prosjektmodell vert verksemda sitt eige ansvar. De må sjølv sørge for å oppdatere eigen modell i samsvar med nye versjonar av Prosjektvegvisaren. Ved lansering av nye versjonar bidreg Digitaliseringsdirektoratet med dokumentasjon av kva som er endra, men kan ikkje hjelpe til med praktisk hjelp til oppdatering av lokale prosjektmodellar.

Denne tilnærminga er mest brukt av store verksemder som har kompetanse og kapasitet til å bygge sin eigen prosjektmodell, og har vurdert det slik at denne tilnærminga er nødvendig for å gi dei ein tilstrekkeleg spesialtilpassa prosjektmodell. Politidirektoratet, Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse er døme på dette. Ei alternativ tilnærming for denne gruppa kunne vore å velje tilnærming C, som er beskrive nedanfor.

Både tilnærming A og tilnærming B krev kompetanse og kapasitet i samband med utarbeiding og innføring av ein (ny) prosjektmodell, medan forvaltninga av ein eigen prosjektmodell i samsvar med tilnærming B vil krevje større lokal kapasitet enn ved tilnærming A. Ver klar over dette før avgjerda om å utarbeide ein eigen lokal prosjektmodell vert teken.

C. Ein eigen prosjektmodell der eigne malar, metodar, modellar etc. vert integrerte med gjeldande versjon av Prosjektvegvisaren

Denne tilnærminga baserer seg på bruk av eit prosessverktøy eller tilsvarande der verksemda beskriv sin eigen prosjektmodell, med fasar og aktivitetsstruktur, slik dei ønsker at modellen skal presenterast for brukarane i si eiga verksemd. Frå kvar aktivitet i dette verktøyet kan det då leggast inn lenker både til tilsvarande aktivitet(ar) i Prosjekveiviseren.digdir.no og til dei lokale malane sine, metodar etc. på eige intranett. På denne måten vert dei to kunnskapskjeldene bygde saman på ein måte som i stor grad varetek dei positive trekka frå både tilnærming A og B ovanfor.

Denne tilnærminga er mest aktuell for relativt store verksemder som ser behov for å beskriva alle verksemdsprosessane sine – blant dei prosjektprosessen – på ein heilskapleg måte, og har kompetanse på området. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og NAV er døme på dette.

Verksemda sin prosjektmodell vil då framstå som tilpassa til verksemda sitt eige virkefelt og prosjektomgivnader, samtidig som vedlikehaldet i samband med nye versjonar av Prosjektvegvisaren vert relativt enkelt og oversiktleg.

• Aktivitetsstrukturen kan tilpassast til behovet for verksemda, t.d. ved å slå saman eller detaljere aktivitetar, eventuelt supplere med eigne i tillegg.
• Aktivitetsskildringane til Prosjektvegvisaren vert alltid tilgjengeleg i siste gjeldande versjon på Prosjektveiviseren.digdir.no.
• Knytningen mellom modellen sine fasar/aktivitetar og element frå verksemda sitt eige intranett vert oversiktleg og tydeleg.
• Utfordringa ved vedlikehald av modellen vert vesentleg mindre.
  • Det er berre strukturelle endringar i Prosjektvegvisaren som vil krevje oppdatering i den lokale prosjektmodellen, men dette vil vere relativt enkelt å handtere i prosessverktøyet.
  • Reine tekstlege oppdateringar i Prosjektvegvisaren vil ikkje krevje noka oppdatering lokalt.

Det finst ulike variantar av slike prosessverktøy i marknaden, utvikla for å definere/beskrive prosessar på ein oversiktleg måte. Desse verktøya er i stor grad generiske slik at dei kan brukast til å beskrive alle dei ulike prosessane for verksemda, og dessutan vise samanhengane mellom alle desse prosessane. Ved å bruke same verktøy til alle verksemdsprosessar vil kostnadene til innkjøp og drift av prosessverktøyet lettare kunne forsvarast ved at det vert «fordelt» på fleire behov og bruksmåtar.