Gevinstrealisering i de ulike fasene

I planleggingsfasen ivaretas gevinstrealisering gjennom at styringsunderlaget som utarbeides legger vekt på prosjektets gevinster både i forbindelse med målbilder, håndtering av endringer og styringsstrategier rundt usikkerhet, kvalitet, osv. I tillegg ivaretas gevinstrealiseringen selvsagt gjennom gevinstrealiseringsplanen.

Gevinstansvarlig - en nøkkelrolle

Senest ved oppstarten av prosjektet bør det pekes ut en gevinstansvarlig som tar ansvaret for at prosjektets gevinster vil bli realisert. Den gevinstansvarlige bør være en linjeleder plassert nærmest mulig den delen av linjeorganisasjonen hvor gevinstene skal realiseres, og kan i mange tilfeller være sammenfallende med prosjekteier. Gevinstene og forutsetningene for realisering av gevinstene skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget, og benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet.

Gevinstplanlegging

Et nyttig verktøy i utarbeidelsen av gode nytte/kost analyser og tilhørende gevinstrealiseringsplaner er å benytte gevinstkart. Dette visualiserer sammenhengen mellom de ulike gevinstene som forventes, forutsetninger for at de kan realiseres, samt eventuelle avhengigheter i rekkefølgen gevinstene kan realiseres. Dette gir mer komplette og realistiske nytte/kost analyser og gevinstrealiseringsplaner. Se mer om bruk av gevinstkart i DFØs veileder for gevinstrealisering.

I gevinstrealiseringsplanen beskrives konkrete tiltak for å ivareta gevinstrealiseringen. Dette kan være tiltak som prosjektet gjør, f.eks. knyttet til kommunikasjon med brukerinteressenter, planer for opplæring osv. Gevinstansvarlig bør være direkte involvert i utarbeidelsen av gevinstrealiseringsplanen, slik at nødvendig eierskap til gevinstene samt realisme og gjennomførbarhet i gevinstrealiseringsplanen sikres. Den gevinstansvarlige må også være aktiv videre i prosjektet, spesielt i forbindelse med oppdatering av gevinstrealiseringsplanen. Dersom gevinstene skal realiseres i ulike deler av organisasjonen (eller i flere virksomheter) anbefales å oppnevne gevinsteiere i de ulike delene av linjeorganisasjonen (eller virksomhetene) som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinsteierne har da et distribuert ansvar for sin del av gevinstene, og rapporterer til prosjektets gevinstansvarlige.

Virksomhetsutvikling og omstilling

Digitaliseringsprosjekter er veldig ofte knyttet til virksomhetsutvikling. Gevinstrealisering innebærer derfor ofte endringsprosesser med omorganisering av enheter, roller og ansvarsområder i linjeorganisasjonen. Ansvaret for slike aktiviteter tilhører virksomhetsledelsen. Prosjekteier og gevinstansvarlig har her en viktig rolle som bindeledd mellom prosjekt og linjeorganisasjon.

For å sikre tilstrekkelig motivasjon og endringsvilje hos de ansatte må linjeledelsen på et tidlig tidspunkt informere de ansatte om prosjektet, dets formål og hvilke endringer det vil medføre for den enkelte. Det krever også tilstrekkelig og tidlig opplæring, slik at de berørte ansatte settes i stand til å håndtere eventuelle nye arbeidsprosesser.

Ofte vil de fleste gevinster realiseres etter at prosjektet er avsluttet, men i mange tilfeller vil også realiseringen av gevinster kunne komme i gang allerede i løpet av prosjektets gjennomføring etter hvert som leveransene gjøres. Hvilke gevinster og tiltak for realisering som er aktuelle allerede i løpet av prosjektgjennomføringen vil fremgå av gevinstrealiseringsplanen.

Ved å kreve at prosjektbegrunnelse og gevinstrealiseringsplan holdes oppdatert og godkjennes mellom hver fase sikres at gevinstrealisering blir ivaretatt i prosjektets gjennomføringsfaser og at prosjektet kontinuerlig styres med utgangspunkt i ønskede gevinster.

I tillegg til å holde gevinstrealiseringsplan og prosjektbegrunnelse oppdatert, er det sentralt at prosjektet løpende i gjennomføringsfasene involverer interessenter som har en rolle knyttet til innføring av prosjektets produkter. Ved å synliggjøre prosjektets visjon og gevinstpotensial motiveres interessentene til å ta i bruk og dra nytte av de nye prosjektproduktene på en god måte.

Vellykket innføring og bruk av prosjektets produkter er avgjørende dersom de ønskede gevinstene skal realiseres. I avslutningsfasen ivaretas gevinstrealisering ved at prosjektet støtter linjeorganisasjonen i innføringen av prosjektets produkter, og ansvaret for å følge opp gevinstrealiseringen etter at prosjektet er avsluttet går over til linjeorganisasjonen. Gevinstansvarlig (og eventuelle gevinsteiere) har gjennom hele prosjektet hatt ansvar for å følge opp gevinstrealiseringen, og når prosjektet nå avsluttes tar de naturlig med seg dette ansvaret tilbake til linjeorganisasjonen.

I forbindelse med avslutningen skal prosjektet måle og dokumentere oppnådde gevinster innenfor prosjektperioden og dokumentere disse i prosjektets sluttrapport.

For å sikre videre oppfølging av gevinster i realiseringsfasen skal prosjektet også oppdatere gevinstrealiseringsplanen og overlevere den til linjen. Dette for å sikre at videre gevinstrealiseringsaktiviteter og målinger etter at prosjektet er avsluttet blir iverksatt av linjeorganisasjonen.

I realiseringsfasen ivaretas gevinstrealisering gjennom å videreføre gjennomføringen av gevinstrealiseringsplanen. Linjeorganisasjonen må sikre at de nødvendige endringene gjennomføres, og at prosjektets leveranser tas i bruk på en god måte. Videre må linjeorganisasjonen måle og evaluere gevinstoppnåelse, og vurdere ytterligere tiltak dersom ønskede gevinster fortsatt ikke er realisert.

Gevinstansvarlig er den rollen som har det overordnede ansvaret for at prosjektets gevinster blir realisert. I prosjektperioden (planlegge, gjennomføre, avslutte) er dette en prosjektrolle, som bør bemannes av en linjeleder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene. Etter prosjektets avslutning tar denne linjelederen med seg dette ansvaret tilbake til linjeorganisasjonen.

Dersom gevinstene skal realiseres i ulike deler av organisasjonen (eller i flere virksomheter) anbefales å oppnevne en gevinsteier i de ulike delene av linjeorganisasjonen (eller virksomhetene) som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinsteierne har da et distribuert ansvar for sin del av gevinstene, og rapporterer til den gevinstansvarlige.