Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater.
Et prosjekt har ofte viktige grenseflater mot mange ulike fagmiljøer både internt og eksternt. For å lykkes er prosjektet avhengig av positiv medvirkning fra disse. Noen interessenter vil ha innflytelse på utforming og styring av prosjektet, mens andre vil ha interesser i prosjektets gjennomføring og resultater. Gjennom en interessentanalyse kan prosjektet klarlegge hvem disse interessentene er.
Temaet «Prosjektets interessenter» dreier seg om hvordan prosjektet kan få disse interessentene til å medvirke best mulig til at prosjektet lykkes; det vil si bidra til et riktig prosjektmål, en god gjennomføring og at prosjektets gevinster realiseres.
Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere, interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet. Les mer om hvem som kan være interessenter i et prosjekt.
Interessentenes rolle i prosjektet
Interessenters medvirkning er viktig i alle Prosjektveiviserens faser, men interessentanalysen vil vektlegge ulike typer av interessenter og resultatene vil anvendes på forskjellig måte i de ulike fasene. I konseptfasen er de viktigste interessentene de som kan bidra til å:
klarlegge de reelle behovene og dermed gi grunnlag for en god behovsanalyse
identifisere og vurdere mulige konsepter som kan ivareta behovene
klarlegge og vurdere usikkerheter ved de ulike konseptene
sikre forankringen av et mulig prosjekt
I de senere prosjektfasene vil bruken av interessentanalysen dreies over mot hvem som kan medvirke til en god gjennomføring av prosjektet, herunder vektlegging av prosjektets gevinstrealisering.
Figuren nedenfor viser noen nøkkelområder der god medvirkning fra interessentene vil ha stor betydning.
I planleggingsfasen vil interessentanalysen gi grunnlag for å bemanne spesielle prosjektroller, utarbeide en kommunikasjonsplan og sørge for annen medvirkning i prosjektet. Tydelig og hyppig kommunikasjon med interessentene vil sikre deres forståelse for prosjektet og vil gjøre det mulig for dem å aktivt støtte prosjektet.
Interessenter som har en rolle knyttet til innføring av prosjektets produkter er viktige i gjennomføringsfasene. I disse fasene kan også interessenter medvirke i forbindelse med kvalitetssikring, testplanlegging, testing og opplæringsaktiviteter. Noen interessenter vil dessuten spille en viktig rolle ved endringsønsker og nødvendige avklaringer rundt disse.
I avslutningsfasen og realiseringsfasen er det de interessentgruppene som mottar prosjektets produkter og skal høste gevinstene som står i fokus. Se gjerne kapittel 3.1 om interessentanalyser i DFØs veileder for gevinstrealisering.
