Arbeidet med å definere tiltak tar utgangspunkt i grunnlaget som er skapt gjennom identifisering og analyse av interessentane for prosjektet, dokumentert i interessentregisteret.
Å definere tiltak handlar om å bestemme kva tiltak som skal setjast i verk knytt til kvar enkelt interessent. Vidare planlegging av gjennomføring av tiltaka høyrer heime i neste trinn av prosessen, Planlegge tiltak.
Som hjelp til å bestemme kva tiltak som er mest formålstenleg for kvar interessent kan ein bruke ein illustrasjon som vist nedanfor. Kvar i dette diagrammet kvar enkelt interessent høyrer heime vil vere bestemt av graden av interesse og innverknad som vart angitt i samband med analysen i førre trinn, Analysere interessentar.
Ver spesielt merksam på interessentane i øvre høgre hjørne i figuren ovanfor. Desse har både sterke interesser og potensielt stor innverknad på prosjektet, og kan dermed vise seg å ha sterk påverking på prosjektet både i positiv og negativ retning.
Steg 1
Med utgangspunkt i interessentanalysen, vert det vurdert korleis prosjektet kan ta i vare kvar enkelt interessent på best mogleg måte for å sikre mest mogleg støtte og positivt bidrag til eit vellykka prosjekt. Definer kva tiltak som er tilstrekkelege og mest formålstenlege for å ta vare på interessenten og dermed sikre interessenten sin positive medverking til prosjektet. Bruk gjerne figuren ovanfor som eit utgangspunkt. Som grunnlag for vurderinga kan til dømes følgande spørsmål stillast:
På kva måte kan prosjektet oppnå best mogleg støtte og bidrag frå interessenten?
Korleis kan prosjektet påverke at interessenten bruker innverknaden sin på ein positiv måte?
Korleis kan prosjektet stimulere interessentar med stor interesse i prosjektet til å bidra aktivt til eit vellykka prosjekt?
Kva for relevante arenaer, nettverk og møteplassar kan prosjektet nytta seg av?
I kva grad og på kva slags måte bør interessentar eventuelt involverast i prosjektet? Skal interessenten få ei formell rolle i prosjektorganisasjonen, eller ha ei meir uformell tilknyting til prosjektet? Bestem i så fall kva for ein.
Steg 2
Klarlegg kva for informasjonsbehov interessenten vil ha. Tenk over spørsmål som:
Kva treng interessenten å vere orientert om?
Kva informasjon vil interessenten forventa å få?
Kva informasjon er det viktig for prosjektet at interessenten får?
På kva slags detaljeringsnivå bør informasjonen ligge?
Kva form skal informasjonen ha? Kva er hovudbodskapen?
Hovudtiltak for å vareta den positive medverknaden til interessenten
Interessentens informasjonsbehov
Steg 4
Vurder om det er spesielle tiltak som kan og bør setjast i verk omgåande for å ta vare på nosituasjonen så godt som råd. Slike tiltak vert det tilrådd at prosjektleiar legg inn i si «gjereliste» for løpande aktivitetar, slik at tiltaka blir ivaretekne gjennom denne.
