Definere tiltak
Arbeidet med å definere tiltak tar utgangspunkt i grunnlaget som er skapt gjennom identifisering og analyse av interessentane for prosjektet, dokumentert i interessentregisteret.
Å definere tiltak handlar om å bestemme kva tiltak som skal setjast i verk knytt til kvar enkelt interessent. Vidare planlegging av gjennomføring av tiltaka høyrer heime i neste trinn av prosessen, Planlegge tiltak.
Som hjelp til å bestemme kva tiltak som er mest formålstenleg for kvar interessent kan ein bruke ein illustrasjon som vist nedanfor. Kvar i dette diagrammet kvar enkelt interessent høyrer heime vil vere bestemt av graden av interesse og innverknad som vart angitt i samband med analysen i førre trinn, Analysere interessentar.
Ver spesielt merksam på interessentane i øvre høgre hjørne i figuren ovanfor. Desse har både sterke interesser og potensielt stor innverknad på prosjektet, og kan dermed vise seg å ha sterk påverking på prosjektet både i positiv og negativ retning.
Steg 1
Med utgangspunkt i interessentanalysen, vert det vurdert korleis prosjektet kan ta i vare kvar enkelt interessent på best mogleg måte for å sikre mest mogleg støtte og positivt bidrag til eit vellykka prosjekt. Definer kva tiltak som er tilstrekkelege og mest formålstenlege for å ta vare på interessenten og dermed sikre interessenten sin positive medverking til prosjektet. Bruk gjerne figuren ovanfor som eit utgangspunkt. Som grunnlag for vurderinga kan til dømes følgande spørsmål stillast:
- På kva måte kan prosjektet oppnå best mogleg støtte og bidrag frå interessenten?
- Korleis kan prosjektet påverke at interessenten bruker innverknaden sin på ein positiv måte?
- Korleis kan prosjektet stimulere interessentar med stor interesse i prosjektet til å bidra aktivt til eit vellykka prosjekt?
- Kva for relevante arenaer, nettverk og møteplassar kan prosjektet nytta seg av?
- Er det enkelte interessentar som er spesielt positive eller negative til prosjektet?
- I kva grad og på kva slags måte bør interessentar eventuelt involverast i prosjektet? Skal interessenten få ei formell rolle i prosjektorganisasjonen, eller ha ei meir uformell tilknyting til prosjektet? Bestem i så fall kva for ein.
Steg 2
Klarlegg kva for informasjonsbehov interessenten vil ha. Tenk over spørsmål som:
- Kva treng interessenten å vere orientert om?
- Kva informasjon vil interessenten forventa å få?
- Kva informasjon er det viktig for prosjektet at interessenten får?
- På kva slags detaljeringsnivå bør informasjonen ligge?
- Kva form skal informasjonen ha? Kva er hovudbodskapen?
- Treng interessenten spesiell oppfølging? Intervju, presentasjonar, dokumentasjon etc.?
- Kva informasjonskanalar vil vera best eigna for kva informasjon?
- Når skal informasjonen leverast?
Steg 3
Legg resultatet av vurderingane ovanfor inn i interessentregisteret.
- Hovudtiltak for å vareta den positive medverknaden til interessenten
- Interessentens informasjonsbehov
Steg 4
Vurder om det er spesielle tiltak som kan og bør setjast i verk omgåande for å ta vare på nosituasjonen så godt som råd. Slike tiltak vert det tilrådd at prosjektleiar legg inn i si «gjereliste» for løpande aktivitetar, slik at tiltaka blir ivaretekne gjennom denne.