Hvordan få interessentene til å medvirke positivt?

Ved å gjennomføre en interessentanalyse og oppdatere den jevnlig, for eksempel i forbindelse med hver faseovergang, vil prosjektet legge grunnlaget for god medvirkning fra interessentene. Dette forutsetter imidlertid at det iverksettes relevante tiltak. Uten disse tiltakene vil analysen i seg selv ha liten verdi. I hvilken grad prosjektet oppnår den nødvendige støtten fra sine interessenter er avhengig av innhold og gjennomføring av de tiltakene som iverksettes. Rammen for denne veiledningen er derfor satt til interessenters medvirkning og ikke begrenset til bare interessentanalyse. Å ivareta interessentenes medvirkning omfatter derfor alle de 6 trinnene:

1. Identifisere interessentene – hvem er de og hvilken relasjon har de til prosjektet?
2. Analysere interessentenes forventninger, interesse og innflytelse på prosjektet.
3. Definere tiltak som vil ivareta interessentene til beste for prosjektet.
4. Planlegge de valgte tiltakene.
5. Gjennomføre og følge opp de planlagte tiltakene.
6. Evaluere oppnådd effekt av de gjennomførte tiltakene og vurdere behov for nye tiltak.

Disse trinnene kan betraktes som en syklus som skal gjennomføres så ofte som behov og kapasitet tilsier det. Interessentenes holdninger vil kunne endres underveis i prosjektet. Derfor bør syklusen gjennomføres (oppdateres) gjentatte ganger gjennom prosjektet, minimum ved oppstarten av hver fase. Husk at det i løpet av prosjektperioden vil kunne dukke opp nye aktører og interessenter, og gamle interessenter vil kunne ha endret seg. Hver nye syklus skal derfor i prinsipp startes fra trinn 1 for å kunne fange opp eventuelle endringer.