Evaluere prosjektet og utarbeide sluttrapport

I gjennomføringen av et prosjekt, gjør både prosjektleder, prosjektdeltakerne, prosjekteier, virksomhetsledelse og linjeorganisasjon seg mange erfaringer. Erfaringene kan være knyttet til hvordan arbeidsprosessene i prosjektet har vært, hvordan samarbeidet mellom prosjekt og linjeorganisasjon har vært, og hvordan samarbeidsklimaet i prosjektorganisasjonen har vært. I tillegg kan det være erfaringer knyttet til om prosjektets mål var realistiske og om disse målene har blitt innfridd osv. Det er viktig at erfaringene blir videreført, slik at senere prosjekter kan unngå å gjøre de samme feilene, og lære av og gjenbruke suksesshistoriene.

I løpet av et prosjekt er det mange kreative prosesser hvor det jobbes frem tanker og ideer som skal bidra til å nå målene i prosjektet. Disse prosessene resulterer ofte i mange gode ideer, som det av ulike grunner ikke er enkelt å ta med videre i det aktuelle prosjektet. Det er viktig at disse ideene ikke forsvinner når prosjektet avsluttes. Ideene bør dokumenteres i sluttrapporten, og kan dermed benyttes i senere tiltak og prosjekter.

I avslutningsfasen skal det derfor gjennomføres en evaluering av prosjektet og det skal utarbeides en sluttrapport som dokumenterer resultater og erfaringer av prosjektet. Sluttrapporten sammenligner prosjektets resultater med mål og planer i styringsdokumentasjonen. Sluttrapporten skal også inneholde en oppsummering av erfaringer som kan være nyttige for andre prosjekter.

En evaluering innebærer en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av det gjennomførte prosjektet. Evalueringen kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer, og omfanget bør tilpasses størrelsen og kompleksiteten på prosjektet som er gjennomført. Det finnes også en veileder i gjennomføring av evalueringer.

Evalueringer utført av eksterne miljøer som gjøres allment tilgjengelig skal legges inn i DFØs dokumentportal Kudos. Det er en portal for dokumentsamling og søkeløsning for offentlige kunnskaps- og styringsdokumenter. Formålet med Kudos er å gi lettere tilgang til offentlig kunnskapsgrunnlag fra departementer og statlige virksomheter; blant annet evalueringer, utredninger, strategier og årsrapporter. Målet er at det skal legge til rette for bedre beslutninger og bedre styring, organisering og ledelse.