Gjennomføre anskaffelser og inngå kontrakter

Dersom prosjektet trenger leverandører, produkter, tjenester eller ekstern kompetanse, skal anskaffelser gjennomføres i tråd med regelverk og planlagte strategier.

Anskaffelser bør bygge på vurderingene fra planleggingsfasen. Prosjektet må avklare hva som skal anskaffes, hvilke krav som gjelder, hvordan konkurransen skal gjennomføres, og hvordan kontrakten skal følges opp.

Kontrakter med leverandører bør støtte prosjektets mål og gi tilstrekkelig kontroll med kvalitet, fremdrift, kostnader, informasjonssikkerhet, personvern, rettigheter, drift og videreutvikling. Prosjektet må også sikre at leverandørstyring og kontraktsoppfølging er tydelig plassert.

Leverandørstyring bør tilpasses prosjektets størrelse, kompleksitet og risiko. I små prosjekter kan enkel oppfølging være tilstrekkelig, mens større eller mer kritiske prosjekter kan kreve tydelige rapporteringskrav, kontrollpunkter, kvalitetsmålinger, risikovurderinger og mekanismer for å håndtere endringer.

Ved anskaffelser må eventuelle krav til informasjonssikkerhet og personvern inn i konkurransegrunnlag, kontrakter og avtaler. Kravene bør være tydelige nok til at leverandøren forstår hvilke sikkerhets-, personvern- og dokumentasjonskrav som gjelder, og hvordan kravene skal følges opp.

Hvis en leverandør behandler personopplysninger på vegne av virksomheten, må det inngås databehandleravtale. Virksomheten har fortsatt ansvar for å sikre at løsningen har innebygd personvern og tilfredsstiller nødvendige sikkerhetskrav, selv om utvikling eller drift utføres av en leverandør.

I smidige prosjekter bør anskaffelser og kontrakter gi rom for læring, prioritering og endring innenfor tydelige rammer. Kontrakten bør støtte samarbeid, hyppige leveranser, god leverandørstyring og kontroll med kostnader, kvalitet og risiko.

[Her kommer det lenke: Les mer om anskaffelser her (type prosjekter)]