Oppdatere prosjektbegrunnelse og gevinstrealiseringsplan
I denne aktiviteten skal dere verifisere at forventede gevinster fortsatt er riktige og realistiske. I siste gjennomføringsfase må dere eventuelt vurdere om prosjektet skal revideres, eller om det er behov for at prosjektet skal fortsette.
Den første versjonen av prosjektbegrunnelsen utledes fra den samfunnsøkonomiske analysen og utarbeides for det valgte konseptet som ble beskrevet i prosjektforslaget. Prosjektbegrunnelsen forfines i planleggingsfasen og skal gjennomgås og eventuelt revideres ved hver faseovergang på bakgrunn av endrede forutsetninger i omgivelsene (internt i virksomheten eller eksternt).
Prosjektbegrunnelsen brukes for å dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet, basert på kostnader (på utvikling, implementering og inkrementelle løpende drifts- og vedlikeholdskostnader) sett opp mot gevinster som skal oppnås. Hvis det ved en oppdatering viser seg at forutsetningene for prosjektbegrunnelsen ikke lenger er gyldige, må prosjekteier vurdere om prosjektet bør stanses.
Gevinstrealiseringsplanen, som skal gi linjeorganisasjonen et best mulig utgangspunkt for å realisere prosjektets gevinster, må også oppdateres i tråd med endrede forutsetninger i omgivelsene. Planen bør oppdateres i samarbeid med linjeorganisasjonen som skal overta ansvaret; dette for å bidra til å sikre realisme i de nye vurderingene som gjøres.
Oppgaver:
- Vurdere om formål og mål for prosjektet fortsatt er gyldig
- Vurdere om det er endringer i prosjektets forutsetninger som får konsekvenser for prosjektbegrunnelsen og gevinstrealiseringsplanen
- Oppdatere prosjektbegrunnelsen og gevinstrealiseringsplan i henhold til disse vurderingene