Til hjelp i konseptarbeidet
Noen aktiviteter vil være relevante og nyttige gjennom store deler av konseptarbeidet. Disse aktivitetene henvises derfor til som støtteaktiviteter fra flere av konseptfasens hovedaktiviteter.
Fange opp alle endringsbehov
Gjennom denne aktiviteten skal dere sikre at arbeidet med å identifisere mulige konsepter fanger opp alle former for endringsbehov knyttet til den idéen, det problemet eller det behovet som ble lagt til grunn for å starte konseptfasen.
Et digitaliseringsprosjekt dreier seg aldri om bare å fremskaffe en IT-løsning, men vil alltid ha et større eller mindre element av organisasjonsutvikling i seg, av en eller annen form. Uten at løsningen innføres og brukes som forutsatt vil de forventede endrinene og gevinstene utebli, og den utviklede løsningen har da ingen verdi.
Den totale løsningen som skal til for å skape den endringen som virksomheten ønsker vil ofte berøre flere ulike områder. Det er helheten og samspillet mellom disse ulike delene som sammen vil skape de endringene og gevinstene som virksomheten (eller et sett av virksomheter) ønsker å få ut av et prosjekt.
Bruk av IKT
Omfatter digitaliserte tjenester eller systemer, enten gjennom bruk av eksisterende løsninger, programvareutvikling eller anskaffelse og tilpasning av IKT-løsninger i markedet.
Organisasjonsutvikling
Omfatter ulike former for organisasjonsutvikling innen egen virksomhet (organisasjonsstruktur, ansvar, arbeidsprosesser, kompetanse), eventuelt på tvers av virksomheter (kommuner, statlige tilsyn, direktorater, etater) innen offentlig forvaltning.
Regelverksutvikling
Omfatter identifisering av relevante rettskilder, vurdering av behov for endring i relaterte lover, forskrifter og tilhørende regelverk, samt eventuell transformasjon av dette rettskildegrunnlaget til programkode. Les mer om regelverksutvikling under planleggingsfasen.
Fange opp erfaringer
Gjennom denne aktiviteten skal dere sikre at vurderingene i konseptfasen blir basert på på tidligere erfaringer, slik at dere kan identifisere og bruke beste praksis og unngå å gå i samme fallgruver som andre har gjort tidligere.
Lær av andres erfaringer
For å fange opp tidligere erfaringer kan dere gå gjennom tidligere prosjektrapporter og rådføre seg med personer som har erfaring med relaterte prosjektarbeid. For konsepter som kan omfatte en anskaffelse bør man gå igjennom lignende anskaffelser i egen og andre virksomheter for å hente ut tidligere erfaringer. Samtidig kan det være nyttig å arrangere en workshop for å innhente mer informasjon. Dersom ingen i virksomheten har relevant erfaring kan det være hensiktsmessig å konsultere eksterne som har gjennomført lignende prosjekter tidligere.
Lær av egne erfaringer
Prosjekveiviseren anbefaler å opprette en erfaringslogg. Dette er et ledelsesprodukt der dere samler deres erfaringer underveis, for å bruke disse senere i prosjektet eller i framtidige prosjekter. Erfaringsloggen danner også grunnlag for evaluering av gjennomføringspraksis både i enkelte faser og for hele prosjektet. Erfaringsloggen kan være et dokument, et regneark, en database, eller eventuelt andre informasjonsbærere som virksomheten har etablert for erfaringsoverføring.
Oppgaver:
- Opprette erfaringslogg
- Gå gjennom relevante erfaringer fra egen og eksterne virksomheter
- Fortløpende registrere egne erfaringer i erfaringsloggen
Avklare IT-politiske føringer
I denne aktiviteten skal dere vurdere hvilke IT-politiske føringer som er relevante å ta hensyn til i prosjektet, samt hvordan dere tenker at disse skal ivaretas.
Som en del av konseptfasen må dere vurdere hvilke IT politiske føringer som er relevante å ta hensyn til. Denne vurderingen bør gjøres i forbindelse med identifisering, beskrivelse og vurdering av de alternative konseptene. I denne prosessen må dere vurdere hvordan krav til bruk av nasjonale fellesløsninger, universell utforming, arkitekturprinsipper etc. påvirker nytte/kost vurderingen av de ulike konseptene. De IT-politiske føringene er samlet i Digitaliseringsrundskrivet.
Merk at dere i konseptfasen skal vurdere i hvilken grad de IT-politiske føringene påvirker konseptvalget. Detaljer i hvordan de påvirker løsningen skal ivaretas senere i prosjektet.
Oppgaver:
- Vurdere krav og anbefalinger knyttet til digitalisering av virksomhetens tjenester - forvaltningens kommunikasjon med næringsliv og innbyggere skal på sikt være nettbasert
- Vurdere krav og anbefalinger knyttet til nasjonale felleskomponenter (Altinn, digital postkasse, ID-porten og felles offentlige registre)
- Vurdere krav og anbefalinger knyttet til utforming av digitale løsninger - universell utforming, arkitekturprinsipper, rammeverk for samhandling og forvaltningsstandarder
- Vurdere krav og anbefalinger knyttet til å gjøre offentlig informasjon tilgjengelig for videre bruk
- Vurdere krav og anbefalinger til veiledning om digitale tjenester
- Vurdere krav og anbefalinger til bruk av elektronisk faktura
- Vurdere krav og anbefalinger knyttet til informasjonssikkerhet - nasjonale retningslinjer
Ivareta prosjektets juridiske rammer
Gjennom denne aktiviteten skal dere sikre at vurderingene i konseptfasen ivaretar juridiske rammer på en tilfredsstillende måte.
De fleste digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor vil på en eller annen måte påvirkes av ulike rettslige reguleringer eller hensyn i form av relaterte lover og forskrifter. Typiske eksempler på dette er:
- Generelle juridiske rammer, som for eksempel personopplysningsloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, arkivloven, arbeidsmiljøloven, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven, etc.
- Spesifikke føringer for prosjektet, som for eksempel regelverket for offentlige anskaffelser og diverse rettslige reguleringer gjennom særlover og forskrifter
I noen tilfeller vil prosjektet kunne gjennomføres med dette som rammebetingelse for prosjektets gjennomføring og leveranser. I andre situasjoner må prosjektet sørge for at det gjøres endringer i de gjeldende lover og forskrifter og tilhørende regelverk.
- Klarlegg relevante rettslige rammer for prosjektet. Hvilke lover og forskrifter gjelder for det saksområdet prosjektet tilhører, og hvilke utfordringer kan dette innebære?
- I hvilken grad er det behov for å gjøre endringer i lover og forskrifter for at prosjektet skal kunne levere en akseptabel løsning?
I konseptfasen må dere vurdere i hvilken grad og på hvilken måte slike juridiske rammer vil påvirke konseptvalget.