Hva er problemet - hva vil vi oppnå?

Hva er egentlig problemet? Hva er det reelle behovet?

En god problembeskrivelse er avgjørende for at utredningen skal munne ut i et godt beslutningsgrunnlag for å velge det beste konseptet. Problembeskrivelsen skal beskrive hvilke uløste problemer som kan løses ved å sette i gang et nytt prosjekt. Det er viktig å få frem hvor stort problemet er, årsaken(e) til at det har oppstått, hvilke uheldige konsekvenser det har medført, og hvem som blir berørt. Problembeskrivelsen må omfatte både dagens problemer og hvordan situasjonen vil utvikle seg.

Mandatet for konseptfasen gir deg en overordnet beskrivelse av behovene – eller det man tror er behovet. Men er det så sikkert at dette er det reelle behovet? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Eventuelt må dere oppdatere behovsbeskrivelsen.

I behovsavklaringen er det helt nødvendig å involvere brukerne. Da er det nyttig å gjøre en interessentanalyse for å finne ut hvilke brukere som kan bli berørt og dermed bør bli involvert. Les mer om dette under temaet prosjektets interessenter.

I arbeidet med å klarlegge og forstå brukernes behov er det helt vesentlig å kommunisere på en måte og med et språk som gjør at behovene kommer klart frem. Klart språk er et godt verktøy for å hjelpe prosjektgruppa til å forstå hva tjenesten handler om, hvem brukerne er og hva som er rammene for tjenesten. I Digdirs veileder om klart språk i utvikling av digitale tjenester finner dere konkrete aktiviteter og materiell til bruk i oppstart av prosjektet.

Prosjektveiviseren går ikke nærmere inn på gjennomføring av problemanalyser (eller behovsanalyser som er en vanlig tilsvarende betegnelse), men henviser til det som sies om problemanalyser i kapittel 3.1 «Beskrive problemet og formulere mål» i DFØs veileder i samfunnsøkonomiske analyser.

Vi anbefaler også å se på Concept Rapport nr. 5, som tar for seg bruk av behovsanalyser i et samfunnsperspektiv og erfaringer fra en rekke store offentlig prosjekter.

Hva vil virksomheten oppnå? Hvilke endringer skal prosjektet skape?

Neste steg i utredningen er å formulere mål, det vil si at dere skal beskrive en ønsket framtidig tilstand som deres virksomhet skal bidra til å oppnå. Dere må prioritere og sammenfatte alle behovene og utfordringene dere har identifisert. Deretter formulerer dere det overordnede målet for det prosjektet som eventuelt skal settes i gang etter konseptfasen, herunder hvilke målgrupper prosjektets løsning skal rette seg mot.

Dette målet skal innebære en løsning på de problemene som skal løses og beskrive den tilstanden dere forventer å oppnå med eventuelle nye tiltak. Virksomhetsledelsen betrakter prosjektet som et virkemiddel for å realisere virksomhetens strategiske mål. Alle prosjekter virksomheten velger å iverksette må derfor ha en klar tilknytning til en eller flere av virksomhetsmålene.

Nullalternativet er viktig

Beskriv alltid nullalternativet, det vil si dagens situasjon og forventet videre utvikling dersom ingen av de alternative konseptene iverksettes. Det inkluderer å vurdere minimumskostnadene for at det skal være et reelt alternativ, herunder nødvendige vedlikeholdskostnader.

Nullalternativet skal representere en forsvarlig videreføring av dagens situasjon. Det skal utformes slik at forventet utvikling ivaretas og en tilfredsstillende standard/funksjon opprettholdes. Nullalternativet brukes som sammenlikningsgrunnlag når virkningene av de alternative konseptene skal vurderes. Les mer om nullalternativet i kapittel 3.1 i DFØs veileder i samfunnsøkonomiske analyser.

Dersom nullalternativet ikke er et reelt alternativ, for eksempel på grunn av lovpålegg, kan dere gjøre denne beskrivelsen helt kort.

Til hjelp i konseptarbeidet

I arbeidet med å avklare behov og beskrive mål blir det viktig å

• fange opp alle endringsbehovene som et eventuelt prosjekt vil måtte omfatte
• ivareta interessentene på en god måte