Hvilke konsepter er relevante?

Hvordan dere skal utrede alternative konsepter som kan være relevante for å oppnå målet kan dere lese mer om i kapittel 3.2 i DFØs veileder i samfunnsøkonomiske analyser.

Ikke bind dere til ett konsept allerede fra starten

Ofte nevner mandatet for konseptfasen en idé til et bestemt konsept (eller til og med en konkret løsning) som vil kunne løse de utfordringene dere står overfor. Det kan være at andre konsepter er bedre egnet til å løse problemene, gir større verdi for samfunnet eller foretrekkes av prinsipielle grunner. Det er derfor viktig ikke å binde seg til ett konsept for tidlig, men åpne opp for å tenke «utenfor boksen». I dette arbeidet finner du god støtte i innovasjonsmetodikken.

Involver brukere og andre interessenter

For å finne så mange aktuelle angrepsvinkler som mulig, bør dere involvere alle relevante interessenter. Hvilke interessenter kan bidra i en innovativ prosess for å identifisere mulighetsrommet, og gi nødvendig grunnlagsinformasjon for å finne gode alternative konsepter? Bruk interessentmetodikken til å finne ut hvem som er konseptfasens viktigste interessenter og hvordan sikre god medvirkning fra disse.

Hvis konseptene vil omfatte en eller flere anskaffelser er det viktig at fagmiljøet for anskaffelser blir involvert i tilstrekkelig grad allerede i konseptfasen. Dra nytte av de mulighetene som ligger i innovative anskaffelser!

Sil ut konsepter som ikke er relevante

Det er bare nødvendig å ta med de konseptene som er relevante for å kunne oppnå målene og løse identifiserte problemer. Utredningen bør dokumentere årsaken til at eventuelle konsepter er silt ut. For eksempel kan årsaken være at konseptet er i strid med internasjonale forpliktelser, eller at det er problematisk ut fra en vurdering av prinsipper eller verdier (se neste aktivitet; "Hvilke prinsipielle spørsmål reiser konseptene?").

I noen situasjoner er det allerede fattet politiske vedtak om spesifikke tiltak. For å overholde minimumskravene, må utredningen likevel besvare hvilke andre konsepter som også kunne vært relevante.

Hva er gode alternative konsepter?

De alternative konseptene skal representere helt ulike tilnærminger på et overordnet (konseptuelt) nivå og vil ofte representere grunnleggende, prinsipielle veivalg. For eksempel kan endring av ansvar, arbeidsprosesser eller regelverk være ett alternativt konsept, mens digitalisering basert på dagens organisering og arbeidsprosess kan være et annet alternativ. Unngå at to eller flere av alternativene egentlig er varianter av det samme konseptet. For eksempel vil to ulike tekniske veivalg for å oppnå den samme funksjonelle forbedringen høre inn under det samme konseptalternativet. I denne fasen skal dere ikke beskrive eller vurdere de tekniske løsningene for å realisere konseptet. Det vil begrense prosjektets handlingsrom for å finne de gode løsningene som vil løse behovet best mulig.

Et eventuelt prosjekt skal bidra til å oppfylle virksomhetens strategiske mål og må være i tråd med ønsket virksomhetsarkitektur. Det er derfor viktig at virksomhetens sjefsarkitekt eller tilsvarende rolle er involvert i arbeidet med å finne ut hvilke konsepter som er relevante.

Ta en ting av gangen

Erfaringsmessig er det en vanlig fallgruve at prosjekter prøver å løse alt på en gang og dermed blir svært omfattende og komplekse med mange avhengigheter og store usikkerheter. En god regel er å begrense omfanget av konseptene til en håndterbar størrelse og kompleksitet. Dersom det ikke er mulig å dele opp prosjektet på en hensiktsmessig måte, og kostnadsrammen dermed overstiger 1 milliard, krever Finansdepartementet en omfattende ekstern kvalitetssikring. KS1 i denne ordningen er en overordnet kvalitetssikring av konseptvalget. I 2019 ble terskelen besluttet senket til 300 millioner for digitaliseringsprosjekter.

Hva vil dette kreve av oss?

Et altfor vanlig feiltrinn i konseptfasen er å ha ensidig oppmerksomhet rettet mot å levere et konkret produkt, og overse andre endringer som må på plass for å kunne realisere gevinstene. For å finne gode konsepter, som ivaretar hele problemstillingen, er det viktig å beskrive og ivareta alle endringsbehovene som må dekkes for å kunne hente ut de gevinstene virksomheten ønsker. Tenk igennom hva denne omstillingen vil kreve.

Husk å sjekke at de alternative konseptene virker forenlige med krav og føringer gitt av eksterne parter. Dette kan være:

• IT-politiske føringer i Digitaliseringsrundskrivet
• Hvordan ivareta prosjektets juridiske rammer

Tilstrekkelig informasjonssikkerhet og personvern er en forutsetning for å lykkes med digitaliseringsprosjekter. Mangelfull informasjonssikkerhet og personvern kan gi store konsekvenser for både virksomheten og brukere av løsningene. I konseptfasen blir det derfor viktig å avklare behovene for informasjonssikkerhet og personvern i de alternative konseptene.