Planlegge arbeidet i konseptfasen
Først vurderes nødvendig omfang av konseptutredningen og detaljeringsnivå. Deretter organiseres arbeidet i konseptfasen med kompetansebehov, roller og en plan for gjennomføring.
Ved oppstart av konseptfasen har ledelsen vedtatt et mandat for konseptfasen som beskriver det behovet som ligger til grunn for det utredningsarbeidet dere skal gjøre. Alle mål og forventninger ledelsen har til konseptfasens innhold og resultater skal også stå her. Dette gir et godt utgangspunkt for å planlegge arbeidet i konseptfasen.
Hvorfor planlegge?
Selv om det i denne fasen ennå ikke er etablert et prosjekt er det likevel nødvendig å ha en plan for det arbeidet som skal gjøres. Det kan være mange mennesker engasjert i arbeidet, og ofte fra ulike deler av organisasjonen. Behovet for en plan for arbeidet er derfor det samme. Dette sikrer avklarte roller og ansvar, felles forståelse av mål og forventninger, bedre samhandling og koordinering, og dermed større effektivitet i arbeidet. Det er viktig at planens detaljeringsgrad er tilpasset størrelsen og kompleksiteten i oppgaven som skal gjennomføres.
Hvor omfattende bør konseptfasen være?
Konseptfasens gjennomføring skal være så omfattende og grundig som nødvendig for å oppnå et godt beslutningsunderlag, men må ikke overdimensjoneres i forhold til kompleksiteten i konseptvalget. Utredningsinstruksen gir føringer for hvor omfangsrikt og grundig slike utredninger skal gjøres, og stiller noen minimumskrav til hvilke sentrale spørsmål dere må besvare. Disse seks spørsmålene tilsvarer konseptfasens utredningsaktiviteter i venstremenyen. DFØs veileder til utredningsinstruksen anbefaler at man starter med å besvare de 4 første spørsmålene på et overordnet nivå. Denne foreløpige gjennomgangen vil gi en viktig føring for den videre planleggingen.
Les mer i DFØs veileder til utredningsinstruksen, kapittel 2, om
- Hva er minimumskravene til utredning?
- Hvordan besvare de seks spørsmålene?
- Hva menes med kravet om forholdsmessighet?
- Hvordan finne et passende utredningsnivå?
- Når er det krav om å gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse?
Som en hjelp til å finne svar på spørsmålet "hvordan finne et passende utredningsnivå" finner du mer om dette på DFØs sider om utredning og analyse av statlige tiltak.
Til hjelp i konseptarbeidet
- De alternative konseptene må ivareta alle de typene av endring som et eventuelt prosjekt er ment å skape. Planen for konseptfasen må derfor sikre at arbeidet vil fange opp alle endringsbehovene.
- Her blir det viktig å involvere alle typer brukere og øvrige interessenter i konseptfasen.
- Det er også viktig å fange opp erfaringer fra tilsvarende prosjekter, og dra nytte av disse.
Oppgaver:
- Klarlegge mål, rammer og forventninger til konseptfasen
- Vurdere oppgavens omfang, kompleksitet og usikkerhet
- Klarlegge behov for kompetanse og kapasitet
- Avklare roller, ansvar og gjennomføring av oppgaver
- Utarbeide plandokument
- Kommunisere og forankre planen hos involverte parter
- Oppdatere planen ved behov