Fasenes interessenter

I denne fasen gjennomføres interessentanalysen for første gang. I konseptfasen brukes interessenter som kilder for å kartlegge virksomhetens behov og overordnede krav, samt å finne gode alternative konsepter.

I konseptfasen brukes dessuten resultatene fra interessentanalysen til å identifisere viktige premissgivere, samt erfaringer fra samtidige tilsvarende initiativer og gjennomførte prosjekter. Dette vil gi bakgrunn for å finne gode alternative tilnærminger til den aktuelle utfordringen. Hvilke interessenter kan bidra i en innovativ prosess for å identifisere mulighetsrommet og gi nødvendig grunnlagsinformasjon for å finne gode alternative konsepter for et mulig prosjekt?

Mange av de digitaliseringsprosjektene som iverksettes i statlige virksomheter vil involvere kommunal sektor i større eller mindre grad, og mange viktige interessenter vil dermed finnes innen kommunal sektor. For å hjelpe disse prosjektene til å ivareta denne involveringen på en god måte har KS og Digitaliseringsdirektoratet samarbeidet om å utarbeide en sjekkliste for involvering av kommunesektoren slik at samhandlingen mellom stat og kommuner kan bli bedre.

Konseptenes usikkerheter vil være en viktig del av grunnlaget for å kunne vurdere de ulike konseptene opp mot hverandre. Interessentanalysen vil kunne brukes til å identifisere hvilke interessenter som bør involveres i denne usikkerhetsanalysen.

I prosjekter som vil omfatte anskaffelser vil en interessentanalyse være nødvendig i forbindelse med behovskartleggingen som legger grunnlaget for hva som skal anskaffes. Les mer om dette under DFØs anskaffelsesprosess.

Interessentanalysen brukes også til å bestemme og iverksette tiltak rettet mot å skape bred forankring for en eventuell oppstart av et prosjekt.

Her vil interessentanalysen være viktig for å definere og forankre prosjektets konkrete resultatmål, bestemme prosjektets organisering, avklare ansvar, samt bemanne prosjektets roller. Involvering av nøkkelinteressenter i de riktige rollene vil være avgjørende for prosjektets suksess.

I mange tilfeller innebærer organisasjonens anvendelse av prosjektets resultater et vesentlig element av organisasjonsutvikling og -endring. Interessenter som kan bidra til at god endringsledelse blir lagt vekt på i prosjektets planer blir derfor viktige i denne fasen.

I planleggingsfasen bør også et representativt spekter av prosjektets interessenter delta i en usikkerhetsanalyse.

Utarbeidelsen av en kommunikasjonsplan basert på interessentanalysen vil være en viktig del av planleggingen.

I planleggingsfasen vil interessenter innenfor leverandørgruppen være viktige for å identifisere overordnede løsningsalternativer og vurdere disse. Vær oppmerksom på de mulighetene som regelverket for innovative anskaffelser åpner for i denne sammenhengen.

Som en del av gjennomføringen må interessentene følges opp kontinuerlig i henhold til kommunikasjonsplan og andre planlagte tiltak. Hvis prosjektets gjennomføring er delt opp i delfaser med ulikt innhold kan det ofte være forskjellige interessentgrupper som bør ha spesiell oppfølging fra fase til fase.

I løpet av gjennomføringsfasen(e) er det ikke uvanlig at det kommer ønsker om tillegg og endringer fra aktører med helt ulike interesser. Disse ønskene kan være i strid med hverandre og dermed skape konflikter mellom ulike interessentgrupper. For å kunne håndtere en slik situasjon på en god måte kan resultatene fra interessentanalysen brukes til å forstå interessentenes ståsted bedre og dermed være til stor nytte. I denne situasjonen blir det også viktig å ha et bevisst forhold til hvordan de endringene som besluttes harmonerer med prosjektets strategiske retning og forventede gevinster. I alle tilfeller er det viktig at de endringene som prosjekteier beslutter blir kommunisert til alle berørte interessenter.

Vær også oppmerksom på at endringer kan innebære en utfordring i sammenheng med prosjektets inngåtte avtaler og anskaffelsesregelverkets krav om forutsigbarhet.

I gjennomføringsfasen(e) vil interessentenes medvirkning også kunne omfatte kvalitetssikring av testplaner og annen sentral dokumentasjon, samt deltakelse i testing, piloter og opplæringsaktiviteter. Etter hvert som prosjektets produkter overleveres til linjen i løpet av gjennomføringsfasene er det viktig at oppfølgingen av gevinstrealiseringen blir godt ivaretatt. Interessenter med en rolle knyttet til innføring og gevinstrealisering av prosjektets produkter blir derfor viktige allerede fra dette tidspunktet.

Her er det de interessentene som skal overta ansvaret for bruk og forvaltning av prosjektets produkter, samt ansvaret for gevinstrealiseringen knyttet til disse, som prosjektet bør legge spesiell vekt på.

I avslutningsfasen deltar interessenter også i erfaringsoppsummering i forbindelse med utarbeidelsen av prosjektets sluttrapport.

Husk å informere prosjektets interessenter om at prosjektet nå avsluttes, slik at de ikke forventer mer informasjon eller flere resultater fra prosjektet. Gi også gjerne også litt informasjon om hvordan gevinstrealiseringen følges opp videre.

Her er det mottakerne av prosjektets resultater og disses effekter og gevinster som er viktig. Disse interessentene bør aktivt involveres i evaluering/måling og oppfølging/oppdatering av tiltak for gevinstrealisering.

Selv om prosjektet nå er formelt avsluttet kan linjeorganisasjonen ha god nytte av informasjonen i prosjektets interessentregister. Dette gjelder spesielt de interessentene som er identifisert blant de som blir påvirket av prosjektets produkter.

Mot slutten av denne fasen er det viktig at utvalgte interessenter deltar i evalueringen av det konseptvalget som ble gjort i konseptfasen.