Styringsdokumentasjonen som skal utarbeides i planleggingsfasen er oppdatert prosjektbegrunnelse, styringsdokument, gevinstrealiseringsplan og faseplan for første gjennomføringsfase.
Les mer om formål og innhold under hvert dokument ved å klikke på lenkene.
Anbefaling:
Ta utgangspunkt i prosjektbegrunnelsen fra konseptfasen, og verifiser og evt oppdater den første delen av denne.
Bygg videre på dette i utarbeidelsen av første del av styringsdokumentet.
Bruk informasjon herfra til å utarbeide første del av gevinstrealiseringsplanen i samarbeid med prosjektets gevinstansvarlig.
Basert på denne informasjonen, sammen med informasjon fra prosjektforslaget, utarbeides resten av styringsdokumentet.
Bruk dette i utarbeidelsen av siste del av gevinstrealiseringsplanen.
Verifiser og evt oppdater siste del av prosektbegrunnelsen.
Utarbeid faseplanen for første gjennomføringsfase.
Husk å skrive all styringsdokumentasjon i et klart språk som gjør at innholdet blir lettfattelig og godt kommunisert. Ellers vil kvaliteten og nytteverdien av dokumentasjon bli dårligere, og dermed ikke bidra til å sikre god prosjektstyring.
Dette dokumentet et styringsredskap for å vurdere om grunnlaget for å sette i gang prosjektet fremdeles er gyldig basert på forholdet mellom kostnader og forventede gevinster.
Den første grove versjonen av prosjektbegrunnelsen er utarbeidet i konseptfasen, og videreutvikles i planleggingsfasen. Eventuelt utarbeides den i planleggingsfasen hvis den ikke er utarbeidet tidligere.
Prosjektbegrunnelsen brukes for å dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet, basert på kostnader (på utvikling, implementering og inkrementelle løpende drifts- og vedlikeholdskostnader) sett opp mot gevinster som skal oppnås. Prosjektbegrunnelsen skal gjennomgås og eventuelt revideres ved hver faseovergang, og skal aktivt brukes i styringen av prosjektet.
Oppgaver:
Oppdatere prosjektbegrunnelse basert på ny informasjon
Dette dokumentet danner grunnlaget for riktig prosjektledelse ved å peke ut retningen og omfanget for prosjektet, definere prosjektet og gi grunnlag for å vurdere om det totalt sett blir vellykket.
Styringsdokumentet skal gi en oversikt over prosjektets mål, innhold og prosjektstyring, på en måte som virker retningsgivende og avklarende for alle interne aktører, oppdragsgiver og relevante eksterne interessenter. Dette gjøres ved å gi en oversikt over alle sentrale forhold i prosjektet, slik som overordnede rammer, gjennomføringsstrategier og prosjektplan. Styringsdokumentet skal peke ut retningen og omfanget for prosjektet, og danner “kontrakten” mellom prosjektlederen og prosjekteieren.
Dette dokumentet skal gi linjeorganisasjonen et best mulig utgangspunkt for å realisere prosjektets gevinster.
Gevinstrealiseringsplanen er en operativ handlingsplan til bruk i oppfølgingen av prosjektet og realisering av ønskede gevinster. En god gevinstrealiseringsplan motvirker ansvarspulverisering og forplikter og motiverer linjeledelse og linjeorganisasjonen i arbeidet med realiseringen av gevinster.
Gevinstrealiseringsplanen kommuniserer de forventede gevinstene av et prosjekt og presenterer realistisk gevinstplanlegging overfor interessenter i prosjektet. Videre bidrar planen til å synliggjøre og prioritere virkninger og gevinstrealisering som ligger langt frem i tid. Prosjektet får et levende arbeidsverktøy som kan justeres underveis ved at planen oppdateres løpende - minimum i forbindelse med hvert beslutningspunkt.
Utarbeide en oversikt over sentrale gevinster som skal følges opp og kvantitativt måles - informasjon om måltall, målemetoder, tidspunkt for måling og gjennomføringsansvar
Beskrive eller illustrere hvordan hvert produkt er relatert til identifiserte nyttevirkninger og hvordan disse måles
Utarbeide en oversikt over kritiske risikoer knyttet til realisering av gevinster
Konkretisere tiltak som anses nødvendig i organisasjonen for at gevinster kan tas ut (endringsprosesser, kompetanseheving, omorganisering etc.)
Dette dokumentet skal synliggjøre produktene, ressursene, aktivitetene og kontrollvirksomheten i den første gjennomføringsfasen.
Den første faseplanen uttrykker hvordan og når mål skal oppnås, ved å vise de viktigste produktene, aktivitetene og ressursene som kreves for denne første fasen i prosjektplanen. Faseplanen brukes som en referanse som man måler fasens fremdrift opp imot.
Oppgaver:
Angi produkter som skal realiseres
Definere aktiviteter som skal gjennomføres
Estimere ressurser som kreves for å gjennomføre fasen
